مسار تطوير مهارات إدارة الوقت – المقالة الثالثة

سلسلة مقالات – إدارة الوقت

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة الثالثة

تسجيل وتحليل وتخطيط الوقت

أولاً : تسجيل الوقت

الشروط الواجب مراعاتها في تسجيل الوقت :

1. يجب أن يوضح المكان الذي يقضى فيه المدير كل جزء من أجزاء وقته .
2. يجب أن يوضح الأشخاص الدين يقضى المدير معهم كل جزء من أجزاء وقته ( رؤساء أو مرؤوسين أو مدير مكتب ، أو عملاء أو موردين )
3. يجب أن يوضح الشكل الذي قضى المدير فيه كل جزء من أجزاء وقته مثل : اللجان أو اجتماعات أو مناقشات أو الرد على التليفون …الخ ) .
4. يجب أن يوضح مصدر العمل الذي يقوم به المدير في كل جزء من أجزاء وقته ( أعمال مفروضة عليه من خارج المنشأة أو أعمال من داخل المنشأة)
5. يجب أن يوضح نوع العمل الذي يقوم به المدير في كل جزء من أجزاء وقته شئون مالية ، شئون فنية ، كما يجب أن يوضح فيما إذا كان العمل يتعلق بمشكلات الماضي والحاضر ،أو مشكلات وفرص المستقبل .
6. يجب الفصل بين الاتصالات العارضة ، والعمل الذي أخذ وقتاَ كبيراَ نسبياَ .

ويفضل تسجيل الوقت لمدة أسبوع على الأقل حتى تصور النتيجة حقيقة عمل المدير .

استقصاء

تسجيل الوقت

المطلوب :

التكرم بتسجيل الوقت الذي تقضيه طوال اليوم في ضوء البيانات الموضحة بالجدول التالي :

ثانياً : تحليل الوقت .

بعد القيام بعملية تسجيل كيفية قضاء الوقت ، تأتي الخطوة التالية والأساسية وهي القيام بتحليل طريقة انقضائه أو استخدامه الحالية . وهذا ببساطة يعنى أهمية الاحتفاظ بسجل للوقت وذلك لمدة أسبوع على الأقل .

لماذا نحتفظ بسجل للوقت ؟ …. ربما تسأل أنت وغيرك هذا السؤال …. وربما تقول : ” أنا بالفعل أعرف أين يذهب وقتي وكيف . ” …. أو ربما تتساءل عما إذا كان سجل الوقت نفسه مضيعة للوقت ؟

قبل الإجابة على هذا السؤال دعنا نرى كيف يمكن تقدير الوقت المستخدم بالفعل في الأنشطة والتي تمارسها وذلك لمعرفة مقدار الوقت المستخدم في اليوم . وأين يذهب هذا الوقت ، مقارنة ذلك بما تتمناه ( توزيع الوقت المستهدف على كل من هذه الأنشطة والأعمال ) ، ومن ثم تصور الفرق بين ما تتمناه لتنظيم وقتك وما يتم بالفعل .

وفيما يلي تمرين يساعد في عملية تحليل الوقت :

تمرين

تحليل الوقت

• يتاح لكل فرد 168ساعة أسبوعياً (7 × 24 ) . حاول تقدير الوقت الذي تستخدمه بالفعل من الـ 168 ساعة في مجموعات الأنشطة الرئيسية السابق الإشارة إليها .
• على سبيل المثال تحديد عدد الساعات الأسبوعية المستخدمة في الوظيفة وعدد الساعات المخصصة للأعمال الشخصية .
• ترجم النتائج التي تحصل عليها في شكل نسب مئوية في الشكل التالي :

علق على مدى ملاءمة هيكل توزيع الوقت المتاح على الاستخدامات الأساسية له طبقاَ لاحتياجاتك للوقت .

–

تمرين

صياغة الأهداف

حدد أي الأهداف التالية يعتبر أفضل من ناحية الصياغة وأيهم يمكن استخدامه في عملية الرقابة والمحاسبة لشركة بترول تعمل في مجال التكرير .

• إن هدف بنكنا هو تحقيق أقصى عائد في العالم .
• إن هدف البنك هو تحقيق أقصى عائد بين جميع

البنوك في العالم .

• إن هدف بنكنا هو تحقيق عائد قدره 30% .

4- أن هدف البنك هو تحقيق عائد قدره 30%

خلال العام القادم وهذا يفوق متوسط العائد المحقق

في صناعة تكرير البترول بنسبة 2% .

سجل ملاحظاتك هنا

………………………………………………………..

ثالثاً :التخطيط وتحديد الأولويات

وهنا يمكن إثارة سؤال هام جداً وهو :

لماذا من الضرورى القيام بوظيفة تخطيط الوقت وتحديد الأولويات ؟.

والإجابة الواضحة والمحددة جداً تتمثل في أن تخطيط الوقت يفيد فيما يلي :

• تحديد ترتيب تنفيذ الأنشطة داخل الوظيفة ( بماذا نبدأ وبماذا ننتهي ؟)
• تحديد الوقت المحدد لكل نشاط داخل الوظيفة .
• التمييز والتفرقة بين الأنشطة الملحة والأنشطة الهامة .

وما نحب أن نؤكده في هذا الشأن أن الفرد لابد أن يحدد توالى أو ترتيب الأنشطة اللازمة لأداء وظيفته بمعنى أنه يحدد أي من المهام يبدأ بها والمهمة التالية والثالثة والرابعة حتى المهمة الأخيرة . وبالإضافة إلى ترتيب هذه المهام فإن من المهم تحديد الوقت المخصص لكل مهمة وهناك قاعدة في هذا المجال وهي :

• 20%،80% ومعناها : أن 20% من وقت المدير قد يؤدى إلى تحقيق 80% من النتائج .
• 80% ،20% ومعناها : أن 80% من وقت المدير ينفق في 20% من الأنشطة الهامة .

وهناك حقيقة أخرى تثبتها بعض الأبحاث التي تمت في بعض المنظمات والتي مدلولها :

أن الفرد منا ولو تمكن يوميا من تخصيص (10)دقائق من وقته كل صباح لتخطيط ما يجب عليه أن يؤديه في هذا اليوم مع التصميم على إتباع ذلك فإننا سوف نتمكن في نهاية الأمر بإذن الله من توفير ساعة يمكن استخدامها في نشاط مجدي (عمل إبداعي علي سبيل المثال).

ثم يظهر سؤال ثاني هام أيضاً وهو :

• كيف نخطط ؟

وللإجابة على السؤال السابق يجب إتباع ما يلي :

• التأكيد على ضرورة أن تكون عملية التخطيط للوقت كتابة ” فالحبر الضعيف خير من الذاكرة القوية ” .
• إعداد قائمة بجميع المهام التي يجب عليك تنفيذها .
• لا تحاول في هذه القائمة ترتيب المهام حسب أهميتها أو أولويتها , ولكن دونها تبعا لتواردها إلى ذهنك .
• لا تنسى الأعمال الروتينية المطلوبة منك القيام بها , فإنها تستحوذ هي الأخرى على جزء غير بسيط من وقتك .
• حاول بعد ذلك توقع الزمن الذي سوف تستغرقه عملية تنفيذ كل مهمة من هذه المهام .
• اجمع الزمن اللازم للانتهاء من جميع المهام .
• قارن هذا الزمن مع الزمن المتاح لك فعلا .سوف تكتشف أن الزمن اللازم لإنهاء كافة المهام يفوق كثيرا الزمن المتاح لك فعلا .
• وهنا يجب عليك إعادة النظر في كافة المهام التي سبق لك تدوينها لغرض تعديل قائمة المهام وتصنيفها .

ويمكن ترجمة عملية التخطيط وتحديد الأولويات وتنظيم الوقت اليومي كما يلي :

المزايا التي يمكن تحقيقها من تحديد الأولويات :

• تركيز القدرات البدنية و العقلية على مهمة واحدة خلال فترة زمنية معينة .
• أن هذا الأسلوب يمكن من الانتهاء من تأدية المهام الهامة أو المستعجلة في فترة زمنية قصيرة مما يعطى الفرد دفعة نفسية قوية ورضاء عام عن الذات ” انسجام مع النفس ” _
• تنفيذ جميع المهام التي يقاس على نتائجها معدل الأداء من قبل الرؤساء أولا بأول ” انسجام مع رؤسائك ” .
• تحقيق الإنسجام مع المرؤوسين .
• قلة الضغط النفسي و العصبي .
• المحافظة على المواعيد .

ولكن يجب أن نعلم جيدا أن المدير هو الوحيد الذي يمكنه تحديد أولوياته ويجب ترتيب تلك الأولويات حسب القاعدة التالية :

• مهام ( أ )  هامة جدا ولا يمكن تفويضها.
• مهام ( ب ) هامة ولكن يمكن تفويضها .
• مهام ( ج ) أعمال روتينية يجب تفويضها .

تمرين

تحديد الأولويات

المطلوب :

من واقع خبرة سعادتكم في مجال عملكم الحالي ، برجاء الإجابة على الأسئلة التالية :

• تحديد ثلاث مهام هامة جداً تهم عملك ولا يمكن تفويضها .

–

–

–

–

–

• تحديد ثلاث مهام هامة ولكن يمكن تفويضها للمرؤوسين

–

–

–

–

–

• تحديد ثلاث أعمال روتينية يجب أن تقوم بتفويضها .

–

–

–

–

–

تمرين

تحديد الأهداف والأنشطة الرئيسية للوظيفة

عزيزي المشارك :

==========

برجاء تحديد أحد الأهداف الرئيسية لوظيفتك ثم الأعمال والأنشطة التي ترى أن أداؤها سوف يحقق هذا الهدف وكذلك النتائج التي يمكن قياسها لأداء كل هذه الأنشطة.

…………………………………………………………………………

الهدف الرئيس المختار للوظيفة:

…………………………………………………………………………

ملخص عام :

…………………………………………………………………………

رابعاً  : إستخدام أسلوب بيرت في تخطيط الوقت .

يقوم أسلوب بيرت في التخطيط لإدارة الوقت على الإفتراضات التالية والتي تميز المشروع عن غيره:

• أن المشروع يتكون من عدد من الأنشطة التي تختلف في عددها من مشروع لآخر .
• أنه يوجد ترابط قوى بين تلك الأنشطة بحيث يؤدى غياب أيا منها إلى التأثير السلبي على كفاءة المشروع ككل .
• أن هذه الأنشطة التي يتكون منها المشروع تتسم بالتتابع المنطقي .
• أن لكل نشاط لحظة بداية ولحظة نهاية .
• أن الهدف النهائي للمشروع يتحقق عندما يتم الإنتهاء من جميع الأنشطة التي يتكون منها .

ويساعد أسلوب بيرت الإدارة في التخطيط لتحقيق إدارة فعالة للوقت من حيث :

– بلورة وتحديد الأهداف المطلوب تحقيقها .

• حصر الأنشطة التي يتضمنها البرنامج وتحديد العلاقات المنطقية بينها .
• تحديد لحظة التحرك للتنفيذ ولحظة الانتهاء وبالتالي المساحة الزمنية التي سيجري التنفيذ خلالها .
• تحسين كفاءة إستغلال وتخصيص الموارد المتاحة من خلال تركيز الإهتمام على العمليات الحرجة .
• التنسيق بين مختلف مراكز العمل والتنفيذ في المشروع  وتبادل المعلومات فيما بينها .
• تحديد مسئوليات المديرين في مواقع العمل المختلفة .

 ويتوقف نجاح إستخدام أسلوب بيرت في التخطيط على ما يلي :

• تقسيم المشروع إلى خطوات متتابعة منطقيا ، بحيث يمثل كل منها نشاط مستقل .
• تحديد نقطة البداية ونقطة النهاية لكل نشاط .
• تحديد المسئولية عن كل نشاط في يد فرد أو قسم أو إدارة معينة

حساب الوقت المتوقع للنشاط :

يتم تقدير الوقت المتوقع لكل نشاط في ظل نموذج بيرت ، من خلال تقدير ثلاثة أوقات لكل نشاط :

• الوقت الأكثر إحتمالاً ويرمز له بالرمز ( ح ) .
• الوقت المتشائم ويرمز له بالرمز ( ش ) .
• الوقت المتفائل ويرمز له بالرمز ( م ) .

وعلى ذلك يمكن حساب الوقت المتوقع لكل نشاط من المعادلة التالية :

معادلة الوقت المتوقع :

الوقت المتوقع = ( المتفائل + 4 في الأكثر احتمالاً + المتشائم ) ÷6

تمرين:

بفرض أنه توفرت لديك البيانات التالية:

المطلوب:

• حساب الوقت المتوقع لكل نشاط .
• رسم شبكة الأعمال .
• تحديد المسار الحرج .
• حساب احتمال تنفيذ المشروع في 37أسبوع.

الحل

• حساب الوقت المتوقع لكل نشاط :

بتطبيق المعادلة التالية والخاصة بحساب الوقت المتوقع

الوقت المتوقع = ( المتفائل + 4 في الأكثر احتمالاً + المتشائم ) ÷6

يمكن إيجاد الوقت المتوقع لكل نشاط كما يوضح ذلك الجدول التالي :

2- رسم شبكة الأعمال .

3-تحديد المسار الحرج .

المسار الأول : أ ، د ، و

= 18+ 7 + 14 = 39 أسبوع .

المسار الثاني : ب ، هـ

= 12 + 18      = 30 أسبوع .

المسار الثاني : جـ ، ن

= 12 + 10       = 22 أسبوع .

وحيث أن المسار الحرج هو المسار الذي له أطول وقت على شبكة الأعمال

إذاً فإن المسار الأول ( أ ، د ، و ) هو المسار الحرج وطوله 39 أسبوع .

4- حساب احتمال تنفيذ المشروع في 37أسبوع.

لحساب إحتمال تنفيذ المشروع في وقت معين تستخدم المعادلة التالية :

إحتمال تنفيذ المشروع في وقت معين

الوقت المطلوب – وقت المسار الحرج

=    _________________________

الإنحراف المعياري لوقت المسار الحرج

ولحساب الإنحراف المعياري لوقت المسار الحرج يتبع ما يلي :

• يتم حساب التباين لأنشطة المشروع بإستخدام المعادلة التالية :

تباين النشاط = ( الوقت المتشائم – الوقت المتفائل ) ÷ 6 )2

ويوضح الجدول التالي تباين الأنشطة :

          يتم البحث في جدول Z تحت Z  تسوى 1.1 والبحث في الأعمدة تحت رقم 0.04 نجد أنها تساوي 0.8729 وهذا يعني أن إحتمال تنفيذ المشروع في 37 أسبوع يساوي 87% .

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثالثة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم