سلسلة مقالات – إدارة الوقت
بقلم أ. د / صبرى شحاتة
المقالة السادسة
إدارة الاجتماعات الفعالة
ثانياً : إدارة الإجتماعات :
1- ماهية الإجتماعات
الاجتماع هو : إلتقاء عدد معين من الأفراد في مكان ما لمناقشة موضوع معين بهدف الوصول إلى قرارات معينة .
الإجتماع الفعال هو الذي يحقق الأهداف المرجوة من عقده في أقصر وقت كما يحقق رضاء غالبية المشاركين فيه .
ويعتبر الإجتماع واحدا من أهم الأنشطة التي تستنفد جانب كبير من وقت القائد أو المدير في أية منظمة .
ولقد توصل بعض الباحثين إلى أن المدير الأمريكي يقضى حوالي 70% من وقت العمل في إجتماعات. كما توصل إلى أنه يعقد في الولايات المتحدة الأمريكية ما بين 12و15 مليون إجتماع كل يوم عمل .
2- أنواع الإجتماعات .
2/1 إجتماعات إعلامية .
2/2 إجتماعات المناقشات
2/3 إجتماعات حل المشكلات
2/4 إجتماعات إتخاذ القرارات
3- ما يجب على القائد عمله قبل الإجتماع
3/1 التخطيط الفعال للإجتماع .
3/2 التأكد من أن الإجتماع ضروري ، وليس مضياعا للوقت .
3/3 إختر أفضل الأوقات مناسبة .
3/4 إختر المشاركين بدقة .
3/5 أعد جدول الأعمال .
3/6 نظم مكان الإجتماع .
4- مشكلات الإجتماعات :
أسبابها ، أساليب منع وقوعها ، كيفية التعامل معها
- قيام أحد المشاركين بطرح سؤال معين أو الإدلاء بتعليق ليس له علاقة بموضوع المناقشة .
- حوار جانبى بين عضوين من أعضاء الإجتماع .
- إنصراف إنتباه الأعضاء .
- الجدل بين الأعضاء .
- سيطرة واحد من الأعضاء أو اثنين على الإجتماع .
- توتر الأعضاء واستعدادهم لمغادرة القاعة .
- عزوف الأعضاء عن المشاركة .
- خروج رئيس الإجتماع عن موضوع الإجتماع .
5- أهم المهارات التي يجب توافرها في رئيس الإجتماع
1- المهارات الإدارية :
بمعنى :
- أن يكون ملما بمبادئ الإدارة من : تخطيط ، وتنظيم ، وتوجيه ، ورقابة …
2- المهارات الإنسانية .
بمعنى :
- أن يكون قادرا على إيجاد المناخ التنظيمي المناسب .
- أن يكون قادرا على الحزم وتقبل المسئولية ،مع وجود قدر من المرونة .
- أن يكون قادرا على المبادرة واللياقة وحفز الأعضاء في الإجتماع على الإلتزام بجدول الأعمال
3- المهارات الفنية .
بمعنى :
- أن يكون على دراية بفنيات عمله ومعرفة تامة بموضوع الإجتماع .
- أن يكون على دراية بإستخدام كافة الأساليب والإجراءات والطرق الكفيلة بتحقيق الأهداف المخططة .
4- المهارات الفكرية .
بمعنى :
- أن يكون قادرا على التعامل مع الأفكار المطروحة أثناء الإجتماع .
- أن تكون لديه قدرة عالية على الفهم والحكمة .
- أن يتصف بصفاء الذهن وحسن التصرف في مواجهة الأمور.
أهم القواعد الشكلية التي يجب على رئيس الإجتماع إتباعها لتدعيم ثقة الأعضاء فيه وإنجاز إجتماع فعال
1- البدء في جلسة الإجتماع في الموعد المحدد .
2- حفظ النظام في الجلسة في جميع الأحوال ،على سبيل المثال :
- ألا يطرح أكثر من إقتراح للمناقشة في نفس الوقت
- ألا يتكلم أكثر من عضو في نفس الوقت .
- منع التداخل في المناقشات .
- عدم السماح بالتحدث في موضوعات خارجة عن جدول أعمال الإجتماع .
3- قراءة الإقتراح بعد الموافقة على عرضه ، ثم فتح باب المناقشة ، ثم تلاوته مرة ثانية قبل إجراء التصويت .
4- التأكد من أن الموضوع الذي تم طرحه للمناقشة قد نال قدر كاف من الدراسة والتحليل قبل عرضه للتصويت وإتخاذ قرار بشأنه .
5- يستحسن الوقوف عند قراءة الإقتراح ،وعند إعلان التصويت عليه ،وذلك في حالة الإجتماعات الموسعة .
6- إعطاء الكلمة للعضو الذي يطلبها ،مع إعطاء أولوية للذين لم يتحدثوا من قبل .
7- إذا دعت الضرورة لترك الإجتماع لأي سبب من الأسباب فيجب تكليف النائب أو أي عضو آخر بأن يرأس الإجتماع .
8- إذا رأي الرئيس أن موضوعا ما تنقصه الدراسة ، أو أن بعض جوانبه يحتاج إلى مزيد من التوضيح ، فإن عليه أن يحيله إلى لجنة متفرعة عن الإجتماع .
9- التقييم المستمر لإستجابات الأعضاء مما يزيد من فعالية الجلسات القادمة .
7- ما يجب على القائد أو المدير أثناء الإجتماع
- إدارة وقت الإجتماع بفعالية .
- إبلاغ الأعضاء بوضوح الغرض من الإجتماع .
- ممارسة فن القيادة .
- التأكيد بإستمرار على موضوع الإجتماع .
- التحكم في الوقت المتاح للحديث .
- الحصول على المعلومات اللازمة والتي تتعلق بموضوع الإجتماع .
- المقارنة بين وجهات النظر المطروحة من الأعضاء بموضوعية .
- دمج الأفكار واختبرها كقرار .
- مراقبة إنتباه الحضور أثناء جلسات الإجتماع .
- كن مساعدا للسلوك المؤيد والمساند .
- عالج الصراع والنزاع بحكمة وروية .
8- مراحل (خطوات) إنجاز الأعمال أثناء الإجتماع
المرحلة الأولى :
عرض الرأى من أحد أعضاء الإجتماع .
ويشترط لكى يكون الرأى فعالا ما يلى :-
- أن يكون واضحا وبلغة مفهومه .
- أن يفى بالغرض المطلوب .
- أن يكون خاليا من أي غموض .
- أن يكون في صورة إقتراح .
المرحلة الثانية :
النظر في الرأى المقدم ومناقشته .
ويجب مراعاة ما يلي عند مناقشة الأراء المطروحة في الإجتماع :-
- أن يعرف كل عضو أن له حق الإشتراك في المناقشة .
- أن يتعرف كل عضو على جوهر المشكلة المعروضة للمناقشة قبل إبداء رأيه فيها أو التصويت عليها .
- أن تنال كل مشكلة أو قضية معروضة في الإجتماع قدرا كافيا من المناقشة الحرة .
- أن الأراء هي موضوع المناقشة وليس الأشخاص .
المرحلة الثالثة :
البت في الرأى أو الموضوع المقدم بعد مناقشته .
وهنا تظهر خبرة وحنكة رئيس الإجتماع في التعامل مع الأعضاء المشاركين : فمنهم كثير الكلام المولع بالمناقشة ،ومنهم الصامت ، ومنهم غير ذلك .
9- إدارة المناقشة أثناء الإجتماع
1- مزايا المناقشة الفعالة
إن الحقيقة الهامة التي يجب التأكيد عليها هنا أن المناقشة الفعالة ترفع من كفاءة أداء الإجتماع مما تحققه من مزايا للمتناقشين على سبيل المثال :
- أن عضو الإجتماع يجد في المناقشة النصيحة النافعة .
- أن المناقشة تنشط تفكير عضو الإجتماع .
- أن الإشتراك في المناقشة تساعد العضو على تبديد قلقه من خلال طرح الآخرين لمشاكلهم .
- أن المناقشة تساعد في الحصول على المعلومات .
- أن المناقشة تزيد من ثقة المتناقشين بأنفسهم عندما يسألهم الآخرين النصيحة ويستمعون لآرائهم .
2- الوسائل التي يمكن أن يستخدمها الرئيس لإيجاد مناقشة فعالة .
- التخلص من الشكليات المعيقة للمناقشة .
- تجنب الوعظ أو التدريس أو التهذيب .
- عدم دفع الأعضاء إلى الإشتراك في المناقشة قبل أن يشعروا بالرغبة في ذلك
- الفهم الصحيح لكل ما يقصده العضو المتحدث قبل تحليل رأيه ومناقشته فيه .
3-أنواع الشخصيات البشرية وأنسب طرق التعامل معها :
3/1 النوع المشاغب :
– إحتفظ بهدوئك معه ،ولا تدخل معه في جدال .
– لا تجعل أي فرد آخر تتعامل معه يشتبك معه في جدال ، بمرور الزمن يتحسن موقف هذا النوع، وبالتالي يمكن التعامل معه بفعالية أكثر .
3/2 النوع الإيجابي :
– المناقشة معه مثمرة وبالتالي يجب أن تمكنه من إبداء رأيه .
– إحرص بإستمرار على الإستعانة به وإستخدامه لتحقيق الفعالية المنشودة .
3/3 النوع الدعي :
– يزعم العلم بكل شيئ ويدعى المعرفة .
– لا تسمح له بالسيطرة على المناقشة .
– لا تتركه يرهب أعضاء أي مجموعة عمل توجد بها .
– إذا طلب إبداء رأيه فإطلب منه المبررات فإن كانت خاطئة فدع المجموعة تتعامل معه .
3/4 النوع الثرثار :
– هذا النوع كثير الكلام بفائدة وبدون فائدة .
– قاطعه بلباقة ودون أن تحرجه .
- حدد له الوقت المسموح له بالحديث فيه .
3/5 النوع الخجول :
– لا تحاول إستثارته بإستمرار .
– وجه له أسئلة سهلة عندما تسمح الفرصة لتشجعه على المشاركة .
– حاول أن تجعله يثق في نفسه في إبداء رأيه أمام الآخرين .
3/6 النوع غير المتعاون :
– هو شخص معترض على آراء الآخرين وغير راضى .
– تعرف على خبراته ومعارفه وحاول الإستفادة منها .
– إعمل دائما على كسب صداقته ,أشعره بأنك في حاجة إليه .
3/7 النوع البليد السلبي :
– وجه له الأسئلة بشكل مباشر .
– إطلب منه النصيحة كلما سمحت الفرصة بذلك .
– حاول دائما أن تجعله يشعر بأنك تقدر آرائه حتى تجتذبه إلى صفوف المشاركين والمناقشين .
3/8 النوع المتعالي :
– لا تنتقضه وكن صبورا في التعامل معه .
– حاول أن تجذب إنتباهه بإستمرار .
– استفد من ملاحظاته ووضحها للمجموعة .
3/9 النوع المتصيد بأسئلته :
– وهو شخص يحاول أن يوجه أسئلة معينة للقائد لإحراجه .
– لا ترد على أسئلته وحولها إلى أفراد المجموعة لإبداء الرأي والرد عليها .
4- ما يجب على رئيس الإجتماع بعد إنتهاء الإجتماع
4/1 تقييم الإجتماع في ضوء الأهداف المخططة وجدول الأعمال المعد مسبقاً .
4/2 القيام بإعداد ملخص للموضوعات التي تم مناقشتها في الإجتماع وتوزيعه على الأعضاء ، وهذا الإجراء يحقق شيئين :
- يؤكد أن ما إتفق عليه مفهوم من جانب الأعضاء .
- تعريف النتائج التي تم انجازها تعريفاً واضحاً .
4/3 كتابة محضر أو تقرير عن الإجتماع .
4/4 الحصول على إلتزام من ذوى الشأن بالعمل .
يفترض رئيس الإجتماع في كثير من الأحيان أنه طالما أن أيا من الأعضاء لم يعترض على ما حصل في الإجتماع ، إذا توجد موافقة . إلا أنه توجد عدة إشارات تحذيرية تشير إلى نقص في اللالتزام من جانب الحضور مثل :
- الصمت الكلى وعدم التجاوب من جانب الأعضاء .
- التجاوب السلبي مثل الأقوال التالية :
- ” سأحاول ” لكن ذلك لا يكفي .
- ” أظن أن الأمر هو كذلك لكنه لا يتوقف على وحدي ” .
- ” نعم ولكن ….”
4/5 البدأ فوراً في تنفيذ ما إتفق عليه .
4/6 المتابعة بعد الإجتماع .
- ضرورة إشراك المشاركين في الإجتماع في تحديد كيفية المتابعة .
- مراقبة ومتابعة تنفيذ المهام الضرورية لإنجاز النتيجة الإجمالية وتلك المهام التي تعتمد عليها مهام أخرى .
- المتابعة في الوقت الملائم لمنع حدوث صعوبات .
- في حالة وقوع إنحرافات يجب تحديد وتعريف أسباب ذلك الخروج وما يمكن فعله لإعادة الأمور إلى مسارها ولمنع حدوث شيء مماثل في الإجتماعات القادمة .
10- الوصايا العشر لإجتماعات فعالة
- أعد مكانا مناسبا لعقد الإجتماع .
- أدع أقل عدد ممكن من الأفراد لحضور الإجتماع .
- أعلن عن الهدف من الإجتماع .
- أعد جدول أعمال الإجتماع .
- ركز المناقشة على الموضوع المقرر .
- أشرك جميع الحاضرين في المناقشة .
- وجه المناقشة في الإتجاه الصحيح ولا تضيع الوقت .
- إنه الإجتماع بملخص عما تم لإنجازه خلاله .
- قيم إجتماعاتك من حين لآخر بغرض تحسينها .
- أعد ووزع قائمة بالقرارات التي تم اتخاذها وخطط العمل التي تم اعدادها في الإجتماع .
استقصاء
إدارة الاجتمـاعــات الفعالة
الهدف من الإستقصاء :
- تأكيد عدد من المفاهيم والأسس والقواعد المرتبطة بإدارة فعالية للاجتماعات .
- قياس مهارات المشاركين في إدارة الاجتماعات .
عزيزي المشارك ….
برجاء وضع علامة ( √ ) أمام الإجابة التي تتفق مع رأيك الشخصي في العبارات التالية :
م | العبارات | موافق جداً | موافق | لا أحدد | لا أوافق | لا أوافق مطلقاً |
1 | الإجتماع أفضل وسيلة لتوصيل المعلومات . | |||||
2 | تتوقف فعالية الإجتماع على مدى قدرة المدير على انجاز الهدف بالسرعة المطلوبة بغض النظر عن الجدية اللازمة لسير الإجتماع . | |||||
3 | يجب ألا يحاول المدير فرض رأيه على الحاضرين في إجتماع خاص بحل مشكلة ما . | |||||
4 | تركز اجتماعات العصف الذهني على جودة الأفكار وليس على كثرتها وتنوعها . | |||||
5 | من الضروري في نهاية الاجتماع عرض الأهداف وملخصاَ لما أنجز منها وما يجب اتخاذه من أعمال . | |||||
6 | يتعين على المدير عقد اجتماع إذا أراد أن يحدث تداخلا وتفاعلا بين وجهات نظر الأعضاء المختلفة حول موضوع معين . | |||||
7 | أن تكرار عقد الاجتماعات يكسب المدير مهارات جديدة من خلال التعرف على الأساليب المتنوعة في المناقشة وإدارة الجلسات . | |||||
8 | يجب طرح الأسئلة على المجتمعين عامة دون توجيه السؤال لشخص معين . | |||||
9 | يجب أن يحرص المدير على الهيمنة على آراء المجتمعين في اجتماعات حل المشكلات . | |||||
10 | يعد اختتام الاجتماع على نفس درجة أهمية الإعداد له . | |||||
11 | الاجتماع أسلوب ضروري لعلاج جميع مشكلات الشركة . | |||||
12 | تتجاوز تكلفة الاجتماعات غير الفعالة مجموع مرتبات المجتمعين خلال عدد ساعات الاجتماع . | |||||
13 | يتحتم على المدير بدء الاجتماع في الموعد المحدد له بغض النظر عن عدم حضور بعض الأعضاء . | |||||
14 | تركز اجتماعات العصف الذهني على مناقشة الفكرة المطروحة قبل الانتقال إلى فكرة أخرى . | |||||
15 | يجب إرسال نسخ بملخص الاجتماع ونتائجه لشاغلي المناصب الإدارية الذين لم يشتركوا . | |||||
16 | أن توافر مهارات متميزة لدى المدير في إدارة الاجتماعات تقلل من أهمية الإعداد المسبق له . | |||||
17 | أن كثرة تحرك المدير وتردده في النطق يمثل عانقا لوصول المعلومات للأعضاء . | |||||
18 | إذا لم يتلق المدير إجابة على سؤال قد طرحه يجب أن يعيد طرح السؤال بنفس الطريقة . | |||||
19 | يجب أن يمتنع المدير عن تقديم أي أفكار أو حلول في اجتماعات حل المشكلات . | |||||
20 | يجب على المدير في نهاية الاجتماع أن يشعر الأعضاء بأهمية الجهد الذي بذلوه . | |||||
21 | الاجتماع أفضل طريقة لتطوير وتدريب الأفراد . | |||||
22 | تمثل الاتجاهات السلبية التي تميز سلوك بعض المجتمعين أكثر الجوانب تكلفة في الاجتماعات . | |||||
23 | يجب أن تكون بداية الاجتماع مثيرة للانتباه وموضحة لأهدافه . | |||||
24 | يعد اجتماع حل المشكلات أصعب أنواع الاجتماعات من ناحية الترتيب لعقدها . | |||||
25 | يستطيع المدير أن يجزم دائما بدرجة فعالة الاجتماع . | |||||
26 | يستطيع المدير أن يتجنب عقد اجتماع لتوصيل معلومات معينة عن طريق إرسال نشرات بالمعلومات المراد توصيلها للعاملين . | |||||
27 | تزداد درجة فعالية المدير بزيادة درجة التزامه بالجدول المحدد سلفاَ للاجتماع | |||||
28 | عادة ما يؤدى خوف الأعضاء من الإحراج أو عدم التشجيع إلى عدم مشاركتهم في المناقشة . | |||||
29 | يتقيد المدير بالقرارات التي يتوصل إليها غالبية الأعضاء في إجتماعات حل المشكلات . | |||||
30 | يتعين أن يقوم المدير مدى فعالية الاجتماع ، بعد انتهائه ،بنظرة ذاتية . | |||||
31 | يعد الاجتماع فعالا إذا ما حقق أهداف المدير في أقصر وقت . | |||||
32 | ترجع غالبية أسباب عدم فعالية الاجتماع إلى القائد نفسه . | |||||
33 | يعد استمرار الاجتماع داخل الإطار المحدد له أحسن وسيلة للسيطرة عليه | |||||
34 | لابد أن توضح أهداف وأغراض الاجتماع الخاص بحل المشكلات في بدايته . | |||||
35 | يستطيع الأعضاء أن يجزموا دائما بدرجة فعالية الاجتماع . | |||||
36 | تسهم الاجتماعات في تعديل سلوك الأفراد إيجابيا . | |||||
37 | تزداد درجة فعالية المدير بزيادة تحرره من استعمال المذكرات المكتوبة | |||||
38 | يؤدى تحمس المدير إلى إنتشار روح الحماس بين الأعضاء . | |||||
39 | يهتم المدير أساسا في اجتماعات حل المشكلات بتحديد موعد بدء الاجتماع مع ترك موعد الانتهاء منه مفتوحاَ . | |||||
40 | يعد إرجاع الأثر المأخوذ من الأعضاء أحد الأساليب الهامة التي تسهم في تطوير نتائج الإجتماع . | |||||
41 | ينبغي على المدير وضع جدول زمنى محدد للاجتماع باعتبار ذلك أهم العناصر الضرورية لنجاحه . | |||||
42 | تزداد أهمية استخدام المعينات البصرية في العرض إذا كانت مهارات المدير في إدارة الاجتماعات محدودة . | |||||
43 | يجب أن يسيطر المدير على إنفعالاته طوال فترة الاجتماع . | |||||
44 | يمكن أن يشكل العصف الذهني جزء هاما في اجتماعات حل المشكلات . | |||||
45 | كلما زاد عدد الاجتماعات التي يعقدها الشخص ، كلما زادت درجة فاعليتها . | |||||
46 | تتوقف فعالية الاجتماع على تحقيق أهداف المدير في أقصر وقت ،مع تحقيق أعلى درجة رضاء لدى المجتمعين . | |||||
47 | تتطابق آراء الأعضاء والمدير حول النتائج المحققة من وراء عقد الاجتماع . | |||||
48 | أن التنوع في أسلوب المدير في العرض والمناقشة يحافظ على درجة حماس الأعضاء ويقظتهم . | |||||
49 | يركز اجتماع حل المشكلات على إيجاد الحلول للمشاكل مع عدم الاهتمام بمناقشة طرق تنفيذها . | |||||
50 | من المفضل أن يسأل المدير الأعضاء أسئلة عامة عند تقييمه للاجتماع . |
* * *
انتهت بحمد الله المقالة السادسة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت
بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم