مسار تطوير مهارات إدارة الوقت – المقالة السادسة

سلسلة مقالات – إدارة الوقت

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة السادسة

إدارة الاجتماعات الفعالة

ثانياً : إدارة الإجتماعات :

1-  ماهية الإجتماعات

 الاجتماع هو : إلتقاء عدد معين من الأفراد في مكان ما لمناقشة موضوع معين بهدف الوصول إلى قرارات معينة .

الإجتماع الفعال هو الذي يحقق الأهداف المرجوة من عقده في أقصر وقت كما يحقق رضاء غالبية المشاركين فيه .

ويعتبر الإجتماع واحدا من أهم الأنشطة التي تستنفد جانب كبير من وقت القائد أو المدير في أية منظمة .

ولقد توصل بعض الباحثين إلى أن المدير الأمريكي يقضى حوالي 70% من وقت العمل في إجتماعات. كما توصل إلى أنه يعقد في الولايات المتحدة الأمريكية ما بين 12و15 مليون إجتماع كل يوم عمل .

2- أنواع الإجتماعات .

2/1   إجتماعات إعلامية .

2/2   إجتماعات المناقشات

2/3   إجتماعات حل المشكلات

2/4   إجتماعات إتخاذ القرارات 

3- ما يجب على القائد عمله قبل الإجتماع

3/1 التخطيط الفعال للإجتماع .

3/2 التأكد من أن الإجتماع ضروري ، وليس مضياعا للوقت .

3/3 إختر أفضل الأوقات مناسبة .

3/4 إختر المشاركين بدقة .

3/5 أعد جدول الأعمال .

3/6 نظم مكان الإجتماع  .

4- مشكلات الإجتماعات :

 أسبابها ، أساليب منع وقوعها ، كيفية التعامل معها

  • قيام أحد المشاركين بطرح سؤال معين أو الإدلاء بتعليق ليس له علاقة بموضوع المناقشة .
  • حوار جانبى بين عضوين من أعضاء الإجتماع .
  • إنصراف إنتباه الأعضاء .
  • الجدل بين الأعضاء .
  • سيطرة واحد من الأعضاء أو اثنين على الإجتماع .
  • توتر الأعضاء واستعدادهم لمغادرة القاعة .
  • عزوف الأعضاء عن المشاركة .
  • خروج رئيس الإجتماع عن موضوع الإجتماع  .

5- أهم المهارات التي يجب توافرها في رئيس الإجتماع

1-  المهارات الإدارية :

   بمعنى :

  • أن يكون ملما بمبادئ الإدارة من : تخطيط ، وتنظيم ، وتوجيه ، ورقابة …

2- المهارات الإنسانية .

  بمعنى :

  • أن يكون قادرا على إيجاد المناخ التنظيمي المناسب .
  • أن يكون قادرا على الحزم وتقبل المسئولية ،مع وجود قدر من المرونة .
  • أن يكون قادرا على المبادرة واللياقة وحفز الأعضاء في الإجتماع على الإلتزام بجدول الأعمال

3- المهارات الفنية .

   بمعنى :

  • أن يكون على دراية بفنيات عمله ومعرفة تامة بموضوع الإجتماع .
  • أن يكون على دراية بإستخدام كافة الأساليب والإجراءات والطرق الكفيلة بتحقيق الأهداف المخططة .

4- المهارات الفكرية .

    بمعنى :

  • أن يكون قادرا على التعامل مع الأفكار المطروحة أثناء الإجتماع .
  • أن تكون لديه قدرة عالية على الفهم والحكمة .
  • أن يتصف بصفاء الذهن وحسن التصرف في مواجهة الأمور.

أهم القواعد الشكلية التي يجب على رئيس الإجتماع إتباعها لتدعيم ثقة الأعضاء فيه وإنجاز إجتماع فعال

1- البدء في جلسة الإجتماع في الموعد المحدد .

2- حفظ النظام في الجلسة في جميع الأحوال ،على سبيل المثال :

  • ألا يطرح أكثر من إقتراح للمناقشة في نفس الوقت
  • ألا يتكلم أكثر من عضو في نفس الوقت .
  • منع التداخل في المناقشات .
  • عدم السماح بالتحدث في موضوعات خارجة عن جدول أعمال الإجتماع .

3- قراءة الإقتراح بعد الموافقة على عرضه ، ثم فتح باب المناقشة ، ثم تلاوته مرة ثانية قبل إجراء التصويت .

4- التأكد من أن الموضوع الذي تم طرحه للمناقشة قد نال قدر كاف من الدراسة والتحليل قبل عرضه للتصويت وإتخاذ قرار بشأنه .

5- يستحسن الوقوف عند قراءة الإقتراح ،وعند إعلان التصويت عليه ،وذلك في حالة الإجتماعات الموسعة .

6- إعطاء الكلمة للعضو الذي يطلبها ،مع إعطاء أولوية للذين لم يتحدثوا من قبل .

7- إذا دعت الضرورة لترك الإجتماع لأي سبب من الأسباب فيجب تكليف النائب أو أي عضو آخر بأن يرأس الإجتماع .

8- إذا رأي الرئيس أن موضوعا ما تنقصه الدراسة ، أو أن بعض جوانبه يحتاج إلى مزيد من التوضيح ، فإن عليه أن يحيله إلى لجنة متفرعة عن الإجتماع .

9- التقييم المستمر لإستجابات الأعضاء مما يزيد من فعالية الجلسات القادمة .

7- ما يجب على القائد أو المدير أثناء الإجتماع

  • إدارة وقت الإجتماع بفعالية .
  • إبلاغ الأعضاء بوضوح الغرض من الإجتماع .
  • ممارسة فن القيادة .
  • التأكيد بإستمرار على موضوع الإجتماع .
  • التحكم في الوقت المتاح للحديث .
  • الحصول على المعلومات اللازمة والتي تتعلق بموضوع الإجتماع .
  • المقارنة بين وجهات النظر المطروحة من الأعضاء بموضوعية .
  • دمج الأفكار واختبرها كقرار .
  • مراقبة إنتباه الحضور أثناء جلسات الإجتماع .
  • كن مساعدا للسلوك المؤيد والمساند .
  • عالج الصراع والنزاع بحكمة وروية .

8- مراحل (خطوات) إنجاز الأعمال أثناء الإجتماع

المرحلة الأولى :

              عرض الرأى من أحد أعضاء الإجتماع .

  ويشترط لكى يكون الرأى فعالا ما يلى :-

  • أن يكون واضحا وبلغة مفهومه .
  • أن يفى بالغرض المطلوب .
  • أن يكون خاليا من أي غموض .
  • أن يكون في صورة إقتراح .

المرحلة الثانية :

              النظر في الرأى المقدم ومناقشته .

    ويجب مراعاة ما يلي عند مناقشة الأراء المطروحة في الإجتماع :-

  • أن يعرف كل عضو أن له حق الإشتراك في المناقشة .
  • أن يتعرف كل عضو على جوهر المشكلة المعروضة للمناقشة قبل إبداء رأيه فيها أو التصويت عليها .
  • أن تنال كل مشكلة أو قضية معروضة في الإجتماع قدرا كافيا من المناقشة الحرة .
  • أن الأراء هي موضوع المناقشة وليس الأشخاص .

المرحلة الثالثة :

           البت في الرأى أو الموضوع المقدم بعد مناقشته .

  وهنا تظهر خبرة وحنكة رئيس الإجتماع في التعامل مع الأعضاء المشاركين : فمنهم كثير الكلام المولع بالمناقشة ،ومنهم الصامت ، ومنهم غير ذلك .  

9- إدارة المناقشة أثناء الإجتماع

1-  مزايا المناقشة الفعالة

      إن الحقيقة الهامة التي يجب التأكيد عليها هنا أن المناقشة الفعالة ترفع من كفاءة أداء الإجتماع مما تحققه من مزايا للمتناقشين على سبيل المثال :

  • أن عضو الإجتماع يجد في المناقشة النصيحة النافعة .
  • أن المناقشة تنشط تفكير عضو الإجتماع .
  • أن الإشتراك في المناقشة تساعد العضو على تبديد قلقه من خلال طرح الآخرين لمشاكلهم .
  • أن المناقشة تساعد في الحصول على المعلومات .
  • أن المناقشة تزيد من ثقة المتناقشين بأنفسهم عندما يسألهم الآخرين النصيحة ويستمعون لآرائهم .

2-  الوسائل التي يمكن أن يستخدمها الرئيس لإيجاد مناقشة فعالة .

  • التخلص من الشكليات المعيقة للمناقشة .
  • تجنب الوعظ أو التدريس أو التهذيب .
  • عدم دفع الأعضاء إلى الإشتراك في المناقشة قبل أن يشعروا بالرغبة في ذلك
  • الفهم الصحيح لكل ما يقصده العضو المتحدث قبل تحليل رأيه ومناقشته فيه .

3-أنواع الشخصيات البشرية وأنسب طرق التعامل معها :

3/1 النوع المشاغب :

       – إحتفظ بهدوئك معه ،ولا تدخل معه في جدال .

       – لا تجعل أي فرد آخر تتعامل معه يشتبك معه في جدال ، بمرور الزمن يتحسن موقف هذا النوع، وبالتالي يمكن التعامل معه بفعالية أكثر .

3/2 النوع الإيجابي :

      – المناقشة معه مثمرة وبالتالي يجب أن تمكنه من إبداء رأيه .

      – إحرص بإستمرار على الإستعانة به وإستخدامه لتحقيق الفعالية المنشودة .

3/3 النوع الدعي :                

      – يزعم العلم بكل شيئ ويدعى المعرفة .

      – لا تسمح له بالسيطرة على المناقشة .

      – لا تتركه يرهب أعضاء أي مجموعة عمل توجد بها .

      – إذا طلب إبداء رأيه فإطلب منه المبررات فإن كانت خاطئة فدع المجموعة تتعامل معه .

3/4 النوع الثرثار :

      – هذا النوع كثير الكلام بفائدة وبدون فائدة .

      – قاطعه بلباقة ودون أن تحرجه .

  • حدد له الوقت المسموح له بالحديث فيه .

3/5 النوع الخجول :

      – لا تحاول إستثارته بإستمرار .

      – وجه له أسئلة سهلة عندما تسمح الفرصة لتشجعه على المشاركة .

      – حاول أن تجعله يثق في نفسه في إبداء رأيه أمام الآخرين .

3/6 النوع غير المتعاون :

      – هو شخص معترض على آراء الآخرين وغير راضى .

      – تعرف على خبراته ومعارفه وحاول الإستفادة منها .

      – إعمل دائما على كسب صداقته ,أشعره بأنك في حاجة إليه .

3/7 النوع البليد السلبي :

      – وجه له الأسئلة بشكل مباشر .

      – إطلب منه النصيحة كلما سمحت الفرصة بذلك .

      – حاول دائما أن تجعله يشعر بأنك تقدر آرائه حتى تجتذبه إلى صفوف المشاركين والمناقشين .

3/8 النوع المتعالي :

      – لا تنتقضه وكن صبورا في التعامل معه .

      – حاول أن تجذب إنتباهه بإستمرار .

      – استفد من ملاحظاته ووضحها للمجموعة .

3/9 النوع المتصيد بأسئلته :

      – وهو شخص يحاول أن يوجه أسئلة معينة للقائد لإحراجه .

      – لا ترد على أسئلته وحولها إلى أفراد المجموعة لإبداء الرأي والرد عليها .

4- ما يجب على رئيس الإجتماع بعد إنتهاء الإجتماع

4/1 تقييم الإجتماع في ضوء الأهداف المخططة وجدول الأعمال المعد مسبقاً .

4/2 القيام بإعداد ملخص للموضوعات التي تم مناقشتها في الإجتماع وتوزيعه على الأعضاء ، وهذا الإجراء يحقق شيئين :

  • يؤكد أن ما إتفق عليه مفهوم من جانب الأعضاء .
  • تعريف النتائج التي تم انجازها تعريفاً واضحاً .

4/3 كتابة محضر أو تقرير عن الإجتماع .

4/4 الحصول على إلتزام من ذوى الشأن بالعمل .

          يفترض رئيس الإجتماع في كثير من الأحيان أنه طالما أن أيا من الأعضاء لم يعترض على ما حصل في الإجتماع ، إذا توجد موافقة . إلا أنه توجد عدة إشارات تحذيرية تشير إلى نقص في اللالتزام من جانب الحضور مثل :

  • الصمت الكلى وعدم التجاوب من جانب الأعضاء .
  • التجاوب السلبي مثل الأقوال التالية :
  • ” سأحاول ” لكن ذلك لا يكفي .
  • ” أظن أن الأمر هو كذلك لكنه لا يتوقف على وحدي ” .
  • ” نعم ولكن ….”

4/5 البدأ فوراً في تنفيذ ما إتفق عليه .

4/6 المتابعة بعد الإجتماع .

  • ضرورة إشراك المشاركين في الإجتماع في تحديد كيفية المتابعة .
  • مراقبة ومتابعة تنفيذ المهام الضرورية لإنجاز النتيجة الإجمالية وتلك المهام التي تعتمد عليها مهام أخرى .
  • المتابعة في الوقت الملائم لمنع حدوث صعوبات .
  • في حالة وقوع إنحرافات يجب تحديد وتعريف أسباب ذلك الخروج وما يمكن فعله لإعادة الأمور إلى مسارها ولمنع حدوث شيء مماثل في الإجتماعات القادمة .

10- الوصايا العشر لإجتماعات فعالة

  • أعد مكانا مناسبا لعقد الإجتماع .
  • أدع أقل عدد ممكن من الأفراد لحضور الإجتماع .
  • أعلن عن الهدف من الإجتماع .
  • أعد جدول أعمال الإجتماع .
  • ركز المناقشة على الموضوع المقرر .
  • أشرك جميع الحاضرين في المناقشة .
  • وجه المناقشة في الإتجاه الصحيح ولا تضيع الوقت .
  • إنه الإجتماع بملخص عما تم لإنجازه خلاله .
  • قيم إجتماعاتك من حين لآخر بغرض تحسينها . 
  • أعد ووزع قائمة بالقرارات التي تم اتخاذها وخطط العمل التي تم اعدادها في الإجتماع .

استقصاء

إدارة الاجتمـاعــات الفعالة

 الهدف من الإستقصاء :

  • تأكيد عدد من المفاهيم والأسس والقواعد المرتبطة بإدارة فعالية للاجتماعات .
  • قياس مهارات المشاركين في إدارة الاجتماعات .

عزيزي المشارك ….

  برجاء وضع علامة (   ) أمام الإجابة التي تتفق مع رأيك الشخصي في العبارات التالية : 

م العبارات موافق جداً موافق لا أحدد لا أوافق لا أوافق مطلقاً
1 الإجتماع أفضل وسيلة لتوصيل المعلومات .
2 تتوقف فعالية الإجتماع على مدى قدرة المدير على انجاز الهدف بالسرعة المطلوبة بغض النظر عن الجدية اللازمة لسير الإجتماع .
3 يجب ألا يحاول المدير فرض رأيه على الحاضرين في إجتماع خاص بحل مشكلة ما .
4 تركز اجتماعات العصف الذهني على جودة الأفكار وليس على كثرتها وتنوعها .
5 من الضروري في نهاية الاجتماع عرض الأهداف وملخصاَ لما أنجز منها وما يجب اتخاذه من أعمال .
6 يتعين على المدير عقد اجتماع إذا أراد أن يحدث تداخلا وتفاعلا بين وجهات نظر الأعضاء المختلفة حول موضوع معين .
7 أن تكرار عقد الاجتماعات يكسب المدير مهارات جديدة من خلال التعرف على الأساليب المتنوعة في المناقشة وإدارة الجلسات .
8 يجب طرح الأسئلة على المجتمعين عامة دون توجيه السؤال لشخص معين .
9 يجب أن يحرص المدير على الهيمنة على آراء المجتمعين في اجتماعات حل المشكلات .
10 يعد اختتام الاجتماع على نفس درجة أهمية الإعداد له .
11 الاجتماع أسلوب ضروري لعلاج جميع مشكلات الشركة .
12 تتجاوز تكلفة الاجتماعات غير الفعالة مجموع مرتبات المجتمعين خلال عدد ساعات الاجتماع .
13 يتحتم على المدير بدء الاجتماع في الموعد المحدد له بغض النظر عن عدم حضور بعض الأعضاء .
14 تركز اجتماعات العصف الذهني على مناقشة الفكرة المطروحة قبل الانتقال إلى فكرة أخرى .
15 يجب إرسال نسخ بملخص الاجتماع ونتائجه لشاغلي المناصب الإدارية الذين لم يشتركوا .
16 أن توافر مهارات متميزة لدى المدير في إدارة الاجتماعات تقلل من أهمية الإعداد المسبق له . 
17 أن كثرة تحرك المدير وتردده في النطق يمثل عانقا لوصول المعلومات للأعضاء .
18 إذا لم يتلق المدير إجابة على سؤال قد طرحه يجب أن يعيد طرح السؤال بنفس الطريقة .
19 يجب أن يمتنع المدير عن تقديم أي أفكار أو حلول في اجتماعات حل المشكلات .
20 يجب على المدير في نهاية الاجتماع أن يشعر الأعضاء بأهمية الجهد الذي بذلوه .
21 الاجتماع أفضل طريقة لتطوير وتدريب الأفراد .
22 تمثل الاتجاهات السلبية التي تميز سلوك بعض المجتمعين أكثر الجوانب تكلفة في الاجتماعات .
23 يجب أن تكون بداية الاجتماع مثيرة للانتباه وموضحة لأهدافه .
24 يعد اجتماع حل المشكلات أصعب أنواع الاجتماعات من ناحية الترتيب لعقدها .
25 يستطيع المدير أن يجزم دائما بدرجة فعالة الاجتماع .
26 يستطيع المدير أن يتجنب عقد اجتماع لتوصيل معلومات معينة عن طريق إرسال نشرات بالمعلومات المراد توصيلها للعاملين .
27 تزداد درجة فعالية المدير بزيادة درجة التزامه بالجدول المحدد سلفاَ للاجتماع
28 عادة ما يؤدى خوف الأعضاء من الإحراج أو عدم التشجيع إلى عدم مشاركتهم في المناقشة .
29 يتقيد المدير بالقرارات التي يتوصل إليها غالبية الأعضاء في إجتماعات حل المشكلات .
30 يتعين أن يقوم المدير مدى فعالية الاجتماع ، بعد انتهائه ،بنظرة ذاتية .
31 يعد الاجتماع فعالا إذا ما حقق أهداف المدير في أقصر وقت .
32 ترجع غالبية أسباب عدم فعالية الاجتماع إلى القائد نفسه .
33 يعد استمرار الاجتماع داخل الإطار المحدد له أحسن وسيلة للسيطرة عليه 
34 لابد أن توضح أهداف وأغراض الاجتماع الخاص بحل المشكلات في بدايته .
35 يستطيع الأعضاء أن يجزموا دائما بدرجة فعالية الاجتماع .
36 تسهم الاجتماعات في تعديل سلوك الأفراد إيجابيا .
37 تزداد درجة فعالية المدير بزيادة تحرره من استعمال المذكرات المكتوبة
38 يؤدى تحمس المدير إلى إنتشار روح الحماس بين الأعضاء .
39 يهتم المدير أساسا في اجتماعات حل المشكلات بتحديد موعد بدء الاجتماع مع ترك موعد الانتهاء منه مفتوحاَ .
40 يعد إرجاع الأثر المأخوذ من الأعضاء أحد الأساليب الهامة التي تسهم في تطوير نتائج الإجتماع .
41 ينبغي على المدير وضع جدول زمنى محدد للاجتماع باعتبار ذلك أهم العناصر الضرورية لنجاحه .
42 تزداد أهمية استخدام المعينات البصرية في العرض إذا كانت مهارات المدير في إدارة الاجتماعات محدودة .
43 يجب أن يسيطر المدير على إنفعالاته طوال فترة الاجتماع .
44 يمكن أن يشكل العصف الذهني جزء هاما في اجتماعات حل المشكلات .
45 كلما زاد عدد الاجتماعات التي يعقدها الشخص ، كلما زادت درجة فاعليتها .
46 تتوقف فعالية الاجتماع على تحقيق أهداف المدير في أقصر وقت ،مع تحقيق أعلى درجة رضاء لدى المجتمعين .
47 تتطابق آراء الأعضاء والمدير حول النتائج المحققة من وراء عقد الاجتماع .
48 أن التنوع في أسلوب المدير في العرض والمناقشة يحافظ على درجة حماس الأعضاء ويقظتهم .
49 يركز اجتماع حل المشكلات على إيجاد الحلول للمشاكل مع عدم الاهتمام بمناقشة طرق تنفيذها .
50   من المفضل أن يسأل المدير الأعضاء أسئلة عامة عند تقييمه للاجتماع .

 *   *   *

انتهت بحمد الله المقالة السادسة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم

مقالات ذات صلة

ترك الرد

من فضلك ادخل تعليقك
من فضلك ادخل اسمك هنا

مقالات ذات صلة

احدث التعليقات

error: Content is protected !!