سلسلة مقالات – إدارة الوقت
بقلم أ. د / صبرى شحاتة
المقالة الثامنة
عشرون نصيحة من أجل إدارة ناجحة للوقت :
- وضح أهدافك أولا ثم أكتبها ثم ضع الأولويات و تأكد أنك ستحصل على ما تريد تحقيقه في حياتك .
- ركز على الأهداف و ليس على الأنشطة . أن أهم أنشطتك هي التي تساعدك على تحقيق أهدافك .
- حدد هدفا واحدا على الأقل يوميا و حاول تحقيقة .
- سجل وقتك دوريا حتى تستطيع تحليل كيفية استخدامك لوقتك و حتى يمكنك استبعد عادات إضاعة الوقت السيئة من حياتك .
- حلل كل شئ تقوم به نحو تحقيق أهدافك . اعرف ماذا تفعل ، و متى و لماذا تقوم به ، و اسأل نفسك دائما ماذا سيحدث إذا لم يتم هذا العمل ، فإذا كانت الإجابة لا شئ توقف عن العمل فورا .
- استبعد أسبوعيا على الأقل سببا قويا يضيع وقتك .
- خطط وقتك وضع خطة لكل أسبوع ثم اسأل نفسك عما تتمنى تحقيقه في نهاية الأسبوع وما يجب أن تفعله لتحقيق ذلك .
- اكتب قائمة أعمال يومية وتأكد أنها تشتمل على أهدافك اليومية والأولويات والوقت الذي تقدره لكل ولا تعتمد على النشاط الارتجالي .
- ضع جدولا لمواعيدك يوميا حتى تتأكد أنك تحقق الأشياء الهامة أولا ، ولا تنسى أن تترك وقتا للأشياء الغير متوقعة والمقاطعات ولكن تذكر أن الأشياء التي وضعتها في جدولك يجب أن يتوافر لها أفضل الفرص لتحقيقها وليس تلك الأشياء التي لم تضعها بجدولك .
- تأكد أن الساعة الأولى من عملك اليومي منتجة .
- ضع حدوداً زمنية لكل عمل تقوم به .
- خذ وقتا كافيا لأداء عملك جيدا من المرة الأولى بدلا من تضييع الوقت في الإعادة .
- استبعد المشاكل المزمنة من حياتك ، و اعرف لماذا استمرت هذه المشاكل في مسارها الخاطئ وتعود أن تبدأ بالفعل بدلا من رد الفعل .
- خصص ساعة هادئة كل يوم _ أو وقتا لا يعترضه العمل ، للتفكير في أعمالك الهامة .
- يجب أن تنمى عادة الإنهاء من العمل الذي بدأته ولا تقفز من عمل بدون أن تنجزه إلي عمل آخر .
- حارب التسويف وتعلم كيف تنجز عملك الآن .
- اجعل الإدارة الجيدة للوقت عادة من العادات اليومية ، ضع أهدافك ووضح الأولويات ثم ضع خطة وجدولا لوقتك ، وقم بالعمل حسب الأولويات ، قاوم رغبتك في عمل أشياء خارج الجدول أعد مراجعة أعمالك بإستمرار .
- لا تقضى وقتك مع الأشياء ذات الأهمية البسيطة في الوقت الذي تستطيع أن تقضى هذا الوقت في أعمال ذات أهمية أكبر .
- خذ وقت خاص لشخصك ، وقت للأحلام ، وقت للاسترخاء ، وقت للحياة .
- نم فلسفتك الشخصية عن الوقت _ ماذا يعنى الوقت لك وكيف يرتبط بحياتك؟
تمرين
تحديد الأولويات
مطلوب ذكر أمثلة من واقع عملك اليومي لكل مما يلي :
1- ثلاث مهام هامة جدا تهم عملك و لا يمكن تفويضها .
2- ثلاث مهام هامة و لكن يمكن تفويضها لغيرك .
3- ثلاث أعمال روتينية يجب أن تقوم بتفويضها .
سجل النتائج التي تتوصل إليها هنا :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
و الآن … أقرأ هذا المثال :
مثال على تحديد الأهداف و الأنشطة الرئيسية في الوظيفة
الهدف :
أحقق رضاء نفسي بكوني معلما ناجحا.
ملخص عام :
التدريس في كلية التجارة جامعة القاهرة.
| الأعمال الرئيسية | النتائج التي يمكن قياسها |
| *التحضير بدقة متناهية لمحاضرة جيدة.
*تحديد الوحدات المعرفية التي يتم تغطيتها في كل محاضرة. *تحديد قائمة بالمراجع للطلاب تستخدم للأعداد لكل وحدة معرفية . *ترتيب زيارات ميدانية للطلاب . *تزويد الطلاب بمجموعة من الأسئلة للمناقشة في نهاية كل محاضرة . *عمل مراجعة لما تم في المحاضرة السابقة قبل بدء المحاضرة الجديدة. *أخطار الطلاب بالأحداث الاجتماعية و القومية المرتبطة بالمادة العلمية التي أقوم بتدريسها . |
*نسبة المواظبة على الحضور 75% فأكثر .
*قيام الطلاب بالتفاعل معي بإبداء أسئلة و استفسارات . *قيام الطلبة بحل جميع الواجبات المنزلية و تقديمها في الميعاد . *اشتراك الطلاب في المناقشات . |
هل معنى أن الأعمال الرئيسية قد تحققت ؟ و أن النتائج الرئيسية قد تحققت ؟ وأن هدفك قد تحقق؟.
| المتوقع | س2(التباين) |
| 18 | (20-16)2
6 |
| 12 | 1, |
| 12,3 | 1,8 |
| 7 | 2,8 |
| 17,7 | -,1 |
| 14 | -,1 |
| 9,8 | 7, |
ثانياً : الحقائق العشرة عن عمل المدير :
قام فريق من الباحثين بمركز القيادة الخلاقة بالولايات المتحدة بدراسة شاملة و مراجعة دقيقة لعدد كبير من الدراسات المتعلقة بالإدارة لتحديد الملامح الأساسية لعمل المدير و توصل الفريق إلى عدد من التعميمات بخصوص عمل المدير أهمها الحقائق العشرة عن عمل المدير ، وهى كما يلي :
1- المديرون يعملون ساعات طويلة:
يعمل المدير عادة ساعات طويلة _ أطول من الساعات التي يعملها غير المديرين ، وقد تصل الساعات التي يعملها المدير إلى 90 ساعة في الأسبوع في بعض الحالات و لاحظوا أيضا أنه من تزايد نجاح المدير يزداد عدد الساعات التي يعملها و ليس العكس .
2- المدير مشغول جدا:
بالإضافة إلى أن المدير يعمل ساعات عمل طويلة ، فأنه يفعل أشياء كثيرة مختلفة و تعدد بعض الدراسات أكثر من مئاتي شئ مختلف يمكن أن ينشغل بها المدير في يوم عمل واحد ، و يلاحظ أن المشرف أو رئيس القسم لا يكاد يجلس بدون مقاطعة أو تحدث لمدة دقيقة واحدة في اليوم العادي , غير أنه لحسن الحظ فإن معدل النشاط والتشتيت يقل مع ارتفاع المدير في درجات السلم الإداري
3- عمل المدير متقطع :
و كما هو متوقع مع ارتفاع عدد و تنوع الأشياء التي يهتم بها المدير فإن إهتمامه بأي شئ أو موضوع منها لابد أن يكون لفترة قصيرة جدا ،ولابد أن يكون متقطعا ، فلا تكاد تتاح له الفرصة للاهتمام بموضوع أو شئ واحد لفترة معقولة ، ولابد بالتالي أن تفتقر اتصالاته مع الآخرين للاستمرار وإتمام ،وليس على شخص يمكن أن يكون فعالا في ظل هذا الجو من العمل .
4- عمل المدير متنوع :
يمكن تمييز خمسة أنواع أساسية في عمل المدير في اليوم العادي: أعمال ورقيه _ إتصالات تلفونية _ إجتماعات ومقابلات محددة مقدما _ إجتماعات ومقابلات غير مخططة أو غير رسمية _ زيارات وجولات متابعة وتفتيش ،ويعطى ذلك صورة تقريبية عن مدى التنوع في عمل المدير ،أضف إلى ذلك أن المشكلات المطروحة بحد ذاتها متنوعة إلى حد كبير جدا وتحتاج من المدير قدرة عالية على تغيير إهتمامات وإتجاهات تفكيره بسرعة كبيرة .
5- المدير ينشغل بإدارته :
حيث يقضى المدير معظم وقته بالإدارة التي يرأسها . وكلما إرتفع مستوى المدير نلاحظ أنه يقضى وقتا أطول على مكتبه بالمقارنة بالتنقل بين المرؤوسين .
6- عمل المدير أساسا شفوى :
أكثر من نصف عمل المدير في الإدارة المباشرة والوسطى يقضى في إتصالات شفوية وترتفع النسبة أعلى في مستويات الإدارة العليا .حتى أن 90% من وقت كبار المديرين يقضونه في التحدث . وأغلب اتصالاتهم الشفوية تكون في مواقف وجه لوجه والقليل منها على التليفون .
7- إتصالات المدير بالآخرين كثيرة :
يميل المديرين إلى الإتصال المستمر بالآخرين . ويميلون إلى الإتصال والتواجد مع مرؤوسيهم أكثر من رؤسائهم . فهم يشرفون على الآخرين أكثر مما يشرف عليهم كذلك يقضى المدير وقتا كبيرا في الإتصال والتفاعل مع الزملاء وتزداد نسبة الإتصالات مع أشخاص من خارج القسم وخارج الشركة كلما إرتفع المدير في المستوى الإداري .
8- المدير ليس مخططا مفكرا :
وذلك بسبب أن المديرين لا يتركون وحدهم إلا نادرا . فأنه ليس لديهم في الواقع وقت طويل يقضونه في التفكير والتخطيط . أنهم ببساطة مشغولون جدا ويمكن أن تمر أسابيع دون أن تتاح للمدير فرصة ولو 1/2 ساعة هدوء دون إزعاج أو مقاطعة ليفكر ويخطط . والوقت الذي يقضيه المدير وحده عادة يقضيه في القراءة والكتابة . وكمية المراسلات والأعمال الورقية والتقارير المرفوعة من الرؤساء – وما إلى ذلك – كبيرة للغاية والنتيجة أن المدير في العادة لا يقضى أكثر من 5% من وقته في التفكير والتخطيط والتأمل في عمله .
9- المعلومات جزء أساسى في عمل المدير :
يقضى المدير نحو (1/2) نصف وقته في الحصول على المعلومات وأقل من (1/4) ربع وقته في إتخاذ القرارات وتقييم الأفكار ووضع الإستراتيجيات .
10- المديرون لا يعرفون كيف يقضون وقتهم :
فإذا سألت أي مدير فيما يقضى وقته . فإنه غالباَ سيعطيك إجابة يعتقد هو أنها دقيقة ، في حين أن أي تحليل دقيق لكيفية قضائه لوقته تكشف أنها صورة غير صحيحة فالمديرون عادة يميلون إلى المبالغة في تقدير الوقت الذي يقضونه في الإنتاج والإطلاع والكتابة والتفكير والمكالمات التليفونية في حين يقللون الوقت الذي يتصورون أنهم يقضونه في الإتصالات والتحدث في المناقشات الرسمية وغير الرسمية .
* * *
انتهت بحمد الله المقالة الثامنة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت
بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم
