مسار كيم التطويري – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم- المقال الثالث

إدارة الإجتماعات الفعالة

مقدمة :

  بعد  أي اجتماع  قد  تسمع  التالي  :-

1. كان يمكن ألاّ أشارك في الاجتماع !
2. لم يكن في الاجتماع أيّ شيء يخصني !
3. لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع  !
4. ما  استغرق ثلاث ساعات كان ممكن أن يستغرق ساعة واحدة !

تعريف  الاجتماعات :

(هى تبادل للمعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعلة وذلك لانجاز نتائج محددة).

أهمية  الاجتماعات :

1. التوصل الى قرارات جماعية تتسم بالعمق والصدق.
2. التنسيق بين مختلف اوجه الانشطة او مع المنظمات الاخرى.
3. تقدم معلومات مهمة للقائمين بالأعمال .
4. تعطي الفرصة لهؤلاء الأشخاص للتعبير عن آرائهم .
5. يمكن من خلالها استكشاف وتقييم الأفكار ومعرفة الخبرات .
6. مكان جيد للتدريب والتعليم .
7. تمنح الإدارة فرصة ذهبية لتشكيل فرق العمل .
8. القرارات المتخذة من خلال الاجتماعات أكثر شرعية من الفردية .
9. الاجتماع يخلق جواً من الالتزام بحيث يأخذ كل فرد على عاتقه مهمة تنفيذ ما اتفق عليه.
10. الاجتماعات الفعّالة تقلل من الأعمال الورقية وتقفز على الروتين .

أدوار  أعضاء  الاجتماع :

أ – قائد الاجتماع:Leader

• توضيح هدف الاجتماع ووضع جدول الأعمال .
• يعتبر المسؤول الأول عن السير العام والتوجه النهائي للاجتماع .
• صهر ما يصدر عن كل المشاركين في بوتقة واحدة .
• توضيح أدوار ومسؤوليات المشاركين.
• ايجاد روح الألفة والانسجام بين المشاركين .
• يشارك في النقاش كأنه عضو وليس قائد .
• يستخدم الاقناع أكثر من السلطة في تنفيذ القرارات .

ب – الميسّر (المنسق) :- Facilitator

• فض النزاع بين المشاركين.
• توضيح نقاط الاتفاق والاختلاف بين الآراء.
• تحديد موضع النزاع.
• تنظيم وترتيب النقاش ( مثل المرور).
• يبقى محايد بين الأفكار المتعارضة.

ج – الأمين :-  Recorder

• التذ كير بجدول الأعمال.
• تدوين الأفكار الجيدة والابداعية.
• تسجيل القرارات.
• جمع وتدوين سلة المعلقات.
• ضبط الوقت لكل بند.
• التذ كير بجدول الأعمال الرئيسي عند كثرة الحواشي والتفصيلات.

د – المشاركون :-

• الحضور في الوقت المحدد .
• الاعداد المسبق للاجتماع ذهنياً ونفسياً .
• تقديم أفكار مفيدة.
• طرح أسئلة فعّالة.
• تجنب مقاطعة الكلام وتبادل الاتهامات.
• عدم الاسراع في اصدار أحكام غير ناضجة ومتكاملة .
• الوصول إلى اجماع في القرارت (أكثر مرونة ).
• انجاز المطلوب من القرارت في الوقت المتفق عليه ( الالتزام).

أنواع  الاجتماعات :

1. الإعلامية :-
   • حضور كبير.
   • توصيل أخبار ومعلومات .
   • ليس هناك أسئلة .
2. المناقشة :-
   • تبادل الأراء والاقتراحات .
   • لايصدر قرار ولاخطة عمل .
   • تشجيع الجميع للنقاش .
   • توفير مناخ تعاوني .
3. حل المشاكل :-
   • تقتصر على أفراد معينين لديهم معلومات.
   • تقديم اكثر من بديل في القرارات .
4. متابعة الأداء:-
   • متابعة تنفيذ الخطة من خلال البرامج.
   • تركز على الالتزام بالوقت والجودة في الأداء .
   • اجتماعاتها دورية أسبوعياً أو شهرياً .
5. التخطيط والتقويم  :-
   • اجتماعاتها موسمياً أو سنوياً .
   • وضع أهداف جديدة وتصحيح الانحراف.
6. متنوعة .

 العمليات  الإدارية  في  الاجتماعات :

متى تكون؟

ما قبل  الاجتماع

            أثناء  الاجتماع                                       التنشيط

 ما بعد  الاجتماع

• إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها.
• وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها.

أ –  ما قبل  الاجتماع  :- (وضوح  جدول  الأعمال).

     يقال أن 80 %  من  نجاح  الاجتماع  يحدد  قبل  انعقاده ( قاعدة بريتو 20 / 80 ).

1. التخطيط لهذا الاجتماع  :-
   • تحديد جدول  الأعمال   (  What ( .
   • تحديد الزمان , المكان , الأشخاص  ((When , Where , Who .
   • فكّر في  أعباء  المشاركين  .
   • اجعل العدد أقل  ما يمكن  لأنه  كلما  زاد  العدد  زادت  الحاجة  إلى  مزيد  من  السيطرة  والادارة  وصعوبة  في  ايجاد  الوقت  المناسب  للمشاركين.  

2. عوامل تحدد ضرورة الاشتراك  في الاجتماع:-

• مدى  المشاركة  في  صنع  القرار .
• توفير  معلومات  محددة  .
• توفير  خبرة  معينة  أو  مهارات  محددة  .
• تهيئة  بديل  مناسب  من خلال تدريبه وتعليمه. 

3. تحديد المواضيع الصعبة  التي  تحتاج  إلى  اعداد  وتفكير  مسبق  .
4. تنظيم وتهيئة مكان  وظروف  الاجتماع  :-  (التسهيلات ) .

• التهوية  , الحرارة  الملائمة  .
• الاضاءة  .
• الماء  ,  الشاي  , القهوة  .
• الأوراق  , الأقلام  ,  السبورة  .
• عدم  وجود  ما يلفت  الانتباه ( ضوضاء) , ( جوال ) .

5. ازابة الثلوج :-

• اراحة عقول  المجتمعين , بالسؤال عن حالهم  وأسرتهم على أن يتم  ذلك  بسرعة ودون تصنع
• كلمة تذكيرية  .

6. التعرف على عقليات  ونفسيات  المجتمعين. 
7. رؤية جميع المشاركين  في  الاجتماع  :-

                          ,              ,  U  ,V

8. اذا كان هناك شخصان  معروف أنهما كثيرا الجدال والمناقشة  فيما بينهما فمن الأفضل ألا يجلسا  بجانب أو مقابل بعضهما في الاجتماع .  

ب – أثناء  الاجتماع  :- ( مارس  فن  القيادة )

1. الالتزام بجدول  الأعمال .
2. ابدأ في  الوقت  المحدد  وإن  لم  يحضر  بعض  المشاركين  .
3. قسم وجزء الوقت  حسب بنود  جدول الأعمال.
4. من الأفضل أن لاتزيد مدة  الاجتماعات  عن ساعتين  ونصف .
5. اعط فترة  استراحة  قصيرة (10 دقائق) بعد  ساعة  من  الاجتماع .
6. أبدأ الاجتماع  بشرح  جدول  الأعمال .
7. رتب الأولويات .
8. انتهي من القضية  التي  بدأت  بها (ضبط سير النقاش ) .
9. راقب انعدام  الانتباه  والتركيز  .
10. تفاعل مع  ما يقوله  المشاركون  .
11. استغل خبرات  المشاركين .
12. حاول الدمج  بين  وجهات  النظر  المختلفة .
13. لا تعرض اقتراحاتك  كأنها  حلول  نهائية  ولها أفضلية  في  التنفيذ  .
14. اشكر واثني  على  الفكرة  والعمل  الجيد .
15. التعامل مع  الجميع  بمعيار  واحد .
16. شجّع الجميع  على الاشتراك  في  النقاش  وطرح  وجهات  نظرهم  .
17. انهي الاجتماع أو أجله إذا رأيت أنه الأنسب .
18. استخدم الربع  الساعة  الأخيرة  كالأولى  .
19. لخصّ ما خرجت  به من  نتائج  ودوّن  وسجّل  المهم  منها  .
20. لا تصادر  الأفكار  غير  التقليدية (الابداعية).

ج – ما  بعد  الاجتماع  :-  ( المتابعة والتشجيع) :

1. الالتزام :-
   • ماذا .
   • من .
   • متى .
2. المتابعة , المساندة :-
   • الأمين .
   • القائد .
3. التقييم :-
   • الإدارة .
   • المشاركين .
   • جدول الأعمال ,  الزمان  , المكان .
4. وسائل التقييم  :-
   • استبيان ( دون  كتابة  أسماء )  .
   • المقابلة .
   • التقييم الذاتي  .

د –  التنشيط  :-  ( التحفيز  والتجديد )

• إعادة الحيوية والنشاط للاجتماعات .
• كسر الروتين والرتابة والقضاء على السآمة والملل .
• التذكير الدائم بأهمية الاجتماعات الفعالة .
• التجديد والابداع في العرض والأسلوب والوسائل .

الاجتماعات غير الفعالة :

كثير من المديرين يقولون ان الوقت فى الاجتماعات غير الفعالة يضيع أكثر مما يضيع أى جانب آخر فى حياة المنظمة، ومع ذلك نجد أن الاجتماعات مهمة جدا لكى ننجز الأشياء، هذه الأسباب والحلول علاجات مقترحة لا بد أنها ستكون مفيدة.

أنواع الشخصيات المشاركين وطرق التعامل معهم

النوع المشاغب :

– إحتفظ بهدوئك معه ،ولا تدخل معه في جدال .

       – لا تجعل أي فرد آخر تتعامل معه يشتبك معه في جدال ، بمرور الزمن يتحسن موقف هذا النوع ، وبالتالي يمكن التعامل معه بفعالية أكثر .

النوع الإيجابي :

      – المناقشة معه مثمرة وبالتالي يجب أن تمكنه من إبداء رأيه .

      – إحرص بإستمرار على الإستعانة به وإستخدامه لتحقيق الفعالية المنشودة .

النوع المدعي :                

      – يزعم العلم بكل شيئ ويدعى المعرفة .

      – لا تسمح له بالسيطرة على المناقشة .

      – لا تتركه يرهب أعضاء أي مجموعة عمل توجد بها .

      – إذا طلب إبداء رأيه فإطلب منه المبررات فإن كانت خاطئة فدع المجموعة تتعامل معه.

النوع الثرثار :

      – هذا النوع كثير الكلام بفائدة وبدون فائدة .

      – قاطعه بلباقة ودون أن تحرجه .

• حدد له الوقت المسموح له بالحديث فيه .

النوع الخجول :

      – لا تحاول إستثارته بإستمرار .

      – وجه له أسئلة سهلة عندما تسمح الفرصة لتشجعه على المشاركة .

      – حاول أن تجعله يثق في نفسه في إبداء رأيه أمام الآخرين .

النوع غير المتعاون :

      – هو شخص معترض على آراء الآخرين وغير راضى .

      – تعرف على خبراته ومعارفه وحاول الإستفادة منها .

      – إعمل دائما على كسب صداقته ,أشعره بأنك في حاجة إليه .

النوع البليد السلبي :

      – وجه له الأسئلة بشكل مباشر .

      – إطلب منه النصيحة كلما سمحت الفرصة بذلك .

      – حاول دائما أن تجعله يشعر بأنك تقدر آرائه حتى تجتذبه إلى صفوف المشاركين والمناقشين .

 النوع المتعالي :

      – لا تنتقضه وكن صبورا في التعامل معه .

      – حاول أن تجذب إنتباهه بإستمرار .

      – استفد من ملاحظاته ووضحها للمجموعة .

النوع المتصيد بأسئلته :

      – وهو شخص يحاول أن يوجه أسئلة معينة للقائد لإحراجه .

      – لا ترد على أسئلته وحولها إلى أفراد المجموعة لإبداء الرأي والرد عليها .

ما يجب على رئيس الإجتماع بعد إنتهاء الإجتماع

• تقييم الإجتماع في ضوء الأهداف المخططة وجدول الأعمال المعد مسبقاً .
• القيام بإعداد ملخص للموضوعات التي تم مناقشتها في الإجتماع وتوزيعه على الأعضاء ، وهذا الإجراء يحقق شيئين :
• يؤكد أن ما إتفق عليه مفهوم من جانب الأعضاء .
• تعريف النتائج التي تم انجازها تعريفاً واضحاً .
• كتابة محضر أو تقرير عن الإجتماع .
• الحصول على إلتزام من ذوى الشأن بالعمل .

   يفترض رئيس الإجتماع في كثير من الأحيان أنه طالما أن أيا من الأعضاء لم يعترض على ما حصل في الإجتماع ، إذاً توجد موافقة . إلا أنه توجد عدة إشارات تحذيرية تشير إلى نقص في الالتزام من جانب الحضور مثل :

• الصمت الكلى وعدم التجاوب من جانب الأعضاء .
• التجاوب السلبي مثل الأقوال التالية :
• ” سأحاول ” لكن ذلك لا يكفي .
• ” أظن أن الأمر هو كذلك لكنه لا يتوقف على وحدي ” .
• ” نعم ولكن ….”
• البدأ فوراً في تنفيذ ما إتفق عليه .
• المتابعة بعد الإجتماع .
• ضرورة إشراك المشاركين في الإجتماع في تحديد كيفية المتابعة .
• مراقبة ومتابعة تنفيذ المهام الضرورية لإنجاز النتيجة الإجمالية وتلك المهام التي تعتمد عليها مهام أخرى .
• المتابعة في الوقت الملائم لمنع حدوث صعوبات .
• في حالة وقوع إنحرافات يجب تحديد وتعريف أسباب ذلك الخروج وما يمكن فعله لإعادة الأمور إلى مسارها ولمنع حدوث شيء مماثل في الإجتماعات القادمة .

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثالثة من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية

بقلم  الدكتور / محمود الضابط  – كلية التجارة جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم