الوحدة التدريبية الرابعة
الخطوة الثانية تحديد المشكلة

بعد إتمام الخطوة الأولى ، يجب ان يتوافر لديك كم هائل من البيانات التى تتعلق بالمشكلة ، قد يكون الامر ما زال مثيرا للحيرة، او انك لا تعرف ا الآن نوعية المشكلة التى تواجهك فقد يكون لكل فرد من المشاركين فى المجموعة تفسيراً مختلفا لنفس الموضوع.

وستختلف المشكلة عند النظر اليها من زوايا مختلفة ، وهؤلاء الذين ينظرون الى المشكلة قد يطلقون عليها أسماء مختلفة على الرغم من انهم يتحدثون جميعا عن نفس المشكلة. وسواء كان الاختلاف فى الآراء منشأة الاختلاف فى التفاصيل ام الموضوعات الأساسية. فأن هذا الاختلاف يعوق العمل الجماعي لحل هذه الأمور.

التباين فى وجهات النظر:

يشبه هذا التباين فى وجهات النظر هنا ، الرؤية المختلفة التى يري بها بعض ركاب قوارب النجاه احد الجبال الجليدية المختفية والتى لا يظهر منها الا جزء صغير، فكل مجموعة من الركاب موجودة فى أحد قوارب النجاة ترى هذا العائق من رؤية مختلفة. وإذا حدث هذا الأمر فمن الصعب للغاية الاتفاق على وصف محدد لهذا العائق (الجبل الجليدي) بالمثل،

إذا اخبر احد المديرين احد موظفيه انه يسلك سلوكاً سلبياً ، فعادة ما يرفض الموظف هذا الوصف وتكون النتيجة فى الواقع ان يشعر هذا الموظف بأن رئيسه فى العمل هو الذى يعاني من انحرافا فى وجهة النظر الذى يكونها عنه.

ماذا نعني بعملية تحديد المشكلة:

تهدف الخطوة الثانية الى تعريف وتحديد جوانب التعارض بطريقة يمكن للجميع قبولها ، والتعريف يمكن ان يكون فى عبارة تركز على القضية الاساسية او العقبة الرئيسية يجب ان يصف هذا التعريف الكيفية التى تتأثر بها الأمور بهذه المشكلة والأشياء التى تحتاج الى تغيير، بالإضافة الى تحديد بؤرة المشكلة.

أهمية التعريف:

ما هى الفائدة المرجوة من عملية تحديد المشكلة ووضع تعريف لها؟ يعمل التعريف الخاص بالمشكلة كنقطة مرجعية واضحة لكي يتم التركيز عليها خلال عملية حل المشكلة واتخاذ القرار.

ويعتبر التعريف مثله مثل العلم الذى يتضح فى الشكل الموضح والذى يمكن لجميع قوارب النجاه ان تراه من اى اتجاه ويشير السهم الى ان وظيفة هذه العلامة هو توضيح الامتدادات غير الظاهرة للجبل الجليدى (او المشكلة التى تحتاج الى الحل).

كيف يمكن الوصول الى تعريف المشكلة:

هناك أربعة اساليب من شأنها ان تساعدك فى الوصول الى تعريف أحدي المشاكل، وهذه الأساليب هى :

تحليل البيانات – جلسات إثارة الأفكار – تحليل السلبيات والإيجابيات- تحليل الكلمات الأساسية

1. تحليل البيانات:

اكثر الطرق المباشرة التى يمكن استخدامها للوصول الى تعريف عملى هو دراسة الأعراض والبحث عن قاسم مشترك بينها. وتساعد ورقة عمل تحليل البيانات على التفكير بهذه الطريقة ويمكنك استخدامها كالتالى:

قم بكتابة الأعراض الاساسية فى العمود الأيمن. ابحث عن النماذج. قم بدراسة الاعراض لتحديد العامل المتكرر. صنف الاعراض فى مجموعات مرتبطة لتحديد نوع المشكلة التى تتناولها الآن. من أمثلة أنواع المشاكل: مشاكل فى عادات العمل، مشاكل شخصية، مشاكل تنظيمية، مشاكل فى الخدمات، فى الكفاءة، فى الاتصال، وغيرها من الانواع العديد ابحث عن القاسم المشترك حتى تتضح القضية المحورية.

ورقة عمل تحليل البيانات 

2. جلسات إثارة الأفكار:

احد الاسئلة الشائعة التى تستخدم فى عملية إثارة الأفكار هو : كيف تختلف الأشياء عن الطريقة التى نرغب فى ان تكون عليها هذه الأشياء؟ من الأسئلة الأخرى المحتملة :

• ما هى المشكلة؟
• ما هى القضية المحورية؟
• كيف يختلف الموقف الحالى عن الموقف المثالى المفترض؟
• ما الذى ترغب فى علاجه او منعه؟
• ما هو نوع المشكلة التى تواجهها؟
• ما هو نوع التعارض فى الأفكار او فى النوايا الذى تواجهه الآن؟

تأكد من تحديد كلا من جانبى المشكلة، احدي الطرق للقيام بهذا الأمر تتمثل فى تعريف الموقف المحدد الذى ترغب فى تغييره والعائق الذى يقف امام هذا التغيير ، على سبيل المثال ، عبارة “الانخفاض الشديد لدرجة الحرارة فى شهر فبراير” لا تمثل أية مشكلة حتى تقوم بإضافة “تقل طيورنا الصغيرة” إذ تغير الجزء الثاني من المشكلة وأصبح “تضر بشدة بكبار السن الذين لا يستطيعون شراء مدفأة” يمكنك ان ترى كيف يمكن لتعريف المشكلة ان يغير بؤرة هذه المشكلة.

قم بصياغة البيانات المحتملة التى تعبر عن المشكلة فيما يلى عن طريق تحديد كل جوانب المشكلة. أولا. قم بمناقشة الأفكار والتى تتعلق بالقضية المحورية ثم قم بمناقشة الأهداف. بعد ذلك قم بتحديد الاجابات الأساسية لكل سؤال. ثم قم بدمج كل الإجابات الأساسية فى بيانات المشكلة حتى تجد البيانات التى يمكن ان يوافق عليها الجميع.

ورقة عمل تعريف المشكلة

3. تحليل السلبيات والإيجابيات:

تساعد عملية تحليل السلبيات والإيجابيات فى أحد الجداول التى يتكون من عمودين على وضع تعريف محدد للمشكلة وهناك طريقتين ثم تقديمهما هنا وهما:

الطريقة الخاصة ببيان ما تريد وما لا تريد ، والثانية الطريقة الخاصة ببيان العائق

ينتج عن الطريقة الأولى تعريف يحدد نوعين من العوامل المتعارضة. على سبيل المثال :

“يجب ان نقدم الخاصية الجديدة فى المنتج حالاً ، ضد يجب ان نمضى قدماً بشكل حريص حتى نتمكن من التعامل مع مشكلة التصنيع ومشكلة المخزون”

أما الطريقة الثانية فتسمح لك بسرد ما تريد او ما تحتاج فى مقابل ما يمنعك من الحصول عليه ، على سبيل المثال:

“ترغب فى تقديم الخاصية الجديدة فى المنتج حالا، إلا ان مشاكل الجودة تمنع تنفيذ هذا الأمر”

تحليل السلبيات والإيجابيات:           ما تريد وما لا تريد

تحليل السلبيات والإيجابيات:           العوائق

4. تحليل الكلمات الأساسية:

تعتبر طريقة تحليل الكلمات الأساسية من وسائل تحديد الكلمات او المبادئ الحيوية او المثيرة للخلاف ، وبعد الاتصالات من الأشياء المهمة التى تؤثر على حل المشكلات واتخاذ القرار إلا أن الدلالات المختلفة للألفاظ قد تشكل عائقا أمام هذه العملية. تنشأ مشاكل الحوار عندما يكون لدى بعض الأفراد المختلفين معان مختلفة لنفس الكلمات. واستخدام ورقة عمل تحليل الكلمات الأساسية الموضحة فى صفحة 53 سوف يوضح الكلمات والمصطلحات المثيرة للخلاف للمساعدة فى صياغة تعريف أوضح للمشكلة يمكن للجميع الاتفاق عليه.

لإجراء تحليل الكلمات الأساسية اتبع الآتي:

• اختر الكلمة او المصطلح الذى يبدو انه يسبب المشكلة.
• اكتب هذه الكلمة فى المربع العلوي من ورقة العمل.
• اجعل المجموعة تقوم بتعريف هذه الكلمة الاساسية بشكل محد باستخدام اكبر عدد ممكن من الوسائل.
• اختر معني واحداً يوافق عليه الجميع وأدرج هذا المعني فى التعريف، او استبدل الكلمة المثيرة للجدل فى التعريف الذى قمت بصياغته بكلمة أكثر قبولاً.
• تعتبر كلمة “الجودة” من الكلمات المهمة التى يمكن تعريفها، فيما يلى ردود الفعل المبدئية الخاصة بأعضاء فريق عمل.

عينه لورقة العمل الخاصة بتحليل الكلمات الاساسية:

يعتبر تحليل الكلمات الاساسية مجرد وسيلة مساعدة توفر للقائمين على حل مشكلات واتخاذ القرار أداة قيمة لاكتشاف الأخطاء وإصلاحها.

ورقة العمل الخاصة بتحليل الكلمات الأساسية

قم بتعريف الكلمة الأساسية بأقصى تحدد ممكن وبأكبر عدد ممكن من الوسائل

اختبر عملك:

 قبل المضى قدما اختبر فعالية تعريف المشكلة

استعرض القائمة التالية ، وقم بتقييم التعريف الذى توصلت اليه وتعديله وفقا لذلك

الوحدة التدريبية الخامسة
الخطوة الثالثة تحليل سبب المشكلة

يؤدى تحليل مسبب المشكلة إلى الوصول إلى التعريف الصحيح للمشكلة . إذا كان الأمر كذلك ، فما هى جدوى الخطوتين الأولى والثانية ؟ تكمن جدوى هاتين الخطوتين فى الصعوبة الكبيرة المتمثلة فى سبر أغوار الموضوعات النفسية والعاطفية التى تحيط تساعد على الفصل بين المسببات ( العوامل المساعدة أو الحافزة التى تعمل على إثارة المشكلة فى المقام الأول ) والتأثيرات والاعراض والنواتج الثانوية الناتجة عن المسببات

 عودة إلى الجبل الجليدى :

إذا عدنا إلى المثال الخاص بجبل الجليد نجد أننا فى هذه الخطوة نبحث عن الجوهر الأساسى لهذا الجبل وهو المختفى تحت السطح .توضح الطبقات التى تقع اسفل الجبل الجليدي الاهمية الكبيرة التى تحتلها عملية تحليل المشكلة ، ويحاول الناس – فى الأساس- إصلاح الأعراض الظاهرية او التعامل مع التفسيرات الجزئية التى تتبع من المسبب الأساسى 0

 على سبيل المثال:

يسمع احد العاملين شائعة من مصدر داخلى فى الإدارة تفيد بأن المصنع سيغلق أبوابه، ويفترض الأسوأ وهو أنه سوف يفقد عمله ، على الرغم من ان هذا غير حقيقي فان هذا الأمر يؤدي الى تولد إحساس بعدم الأمان ويقوم العامل بالبحث عن عمل جديد. يعرف المشرف بأن هذا العامل ويبدأ فى معاملته بمنتهي اللامبالاة بسبب عدم ولائه الظاهري للعمل. واذا واجه العمل بعض الإخفاق ، يعيش العاملون فى هذا الوقت فى ظروف عمل سيئة للغاية.

بالطبع قد لا يفهم الموظف مثل هذا التتابع المركب للأحداث او قد لا يكون قادرا على التحدث مع رئيسه فى العمل حول الافتراضات غير الصحيحة الذى قام بها. او قد يشعر العامل أنه يجب عليه ان يحمي المصدر الموجود داخل الإدارة والذى أطلعه على هذه الإشاعة.

التعامل مع المسبب الأساسى:

قد يصل تحليل سبب المشكلة فى بعض الأحيان الى احد الاسباب الاساسية التى لا يمكن حلها الا ان هذا السبب لا يكون هو المسبب الأساسى الفعلى، وذلك لأنه من الأمور غير الخاضعة للسيطرة ولا يمكن التعامل معها.

 على سبيل المثال:

منذ عدة سنوات مضت ، تعرض أحد فروع شركة التأمين الى مشاكل مالية حادة فى بداية الربيع، والمسبب الأساسي لهذه المشاكل الذى تم التوصل اليه هو احدي العواصف الثلجية التى ضربت مقر الشركة الأم قبل بضعة أسابيع. خلال هذا الجو الشتوى القارص ، لم يستطع أى شخص من الذهاب الى العمل وتوقفت المراسلات البريدية لبضعة أيام.ونتساءل هنا هل كان الطقس هو السبب؟ بالقطع لا. وإنما هو تفسير جزئى للمشكلة فلماذا تتسبب عاطفة ثلجية شائعة الحدوث فى مثل هذا الوقت من العام فى تعثر فرع الشركة؟ أوضح تحليل سبب المشكلة انه لم يتم إدارة السيولة المالية فى الفرع بالشكل المناسب كذا لم يتم الاستعداد لأسوأ المواقف التى تماثل هذا الموقف الشائع الحدوث فى الشتاء. كان المسبب الأساسى هو انه لم يتم تعيين بديل لمدير الفرع أثناء قضائه فترة النقاهة بعد الجراحة التى أجراها. وستظهر العديد من المشكلات المالية الأخرى حتى يضطلع احد الأشخاص بالمسئولية المالية للفرع (أو يتم تطبيق سياسة جديدة تمنع بقاء الوظائف الأساسية شاغرة فى المستقبل).

 أهمية إزالة المسبب الاساسى للمشكلة:

يوضح المسبب الأساسى السبب فى استمرار المشكلة وظهورهعا بشكل متكرر مما يدفع الأشخاص الى المعانة من الضغط والإحباط والحيرة والمسبب الأساسى يشبه الركيزة – وهو الجزء الذى يثبت أجزاء القوس او القنطرة معاً. أبحث عن هذه الركيزة ، واعمل على ازالتها عن طريق العثور على الحل المناسب، وسوف تنهار المشكلة.

 وعندما يتوافر لدى القائمين على حل المشكلة المعرفة العميقة التى تفسر الموقف بشكل تام ، فإنك بذلك تكون قد عثرت على المسبب الأساسى، وعادة ما يكون المسبب الأساسى للمشكلة أمام عينيك ولكنك لا تدرك أهمية هذا العامل على وجه الخصوص.

 التمييز بين المسبب والتأثير:

تقوم خلال الخطوة الثالثة بتحليل البيانات التى قمت بجمعها او التى تحتاج الى بحث. بعد ذلك تبحث عن العلاقات بين المسبب والتأثير حتى تجد المسبب الضمني الأساسى وتظل تبحث عن الحقائق والبيانات المختفية حتى لا يتبقى اى شئ غامض.

فى بعض الأحيان يكون من الصعب الى حد ما التمييز بين المسبب والتأثير. بينما نجد أن المعني الذى يورده القاموس لكلمة مسبب هو ” أى شئ ينتج عن هذا التأثير” ومعني كلمة تأثير هو “الشئ الناتج عن المسبب” لا يفيد هذا التعريف بشكل كبير عندما تختلط الأمور اثناء التعامل مع المشاكل. ولكن قد يساعد الى حد التفكير فى المسبب على انه القوى التى تخلق او تزيد اعراض المشكلة سوءا، والتأثير على انه العواقب الناتجة عن المسببات. إلا أنه عند مواجهة هذا العدد الكبير للمسببات والتأثيرات تكون عملية التمييز بينهما عملية محيرة للغاية.

 كيفية العثور على المسبب الرئيسي:

عند هذه النقطة فى مخطط حل المشكلات واتخاذ القرار ، تكون قد انتهيت من تحديد بعض المسببات القليلة ، إذا كنت قد قمت بتسجيل الخطوتين الأولى والثانية فى المثال الشخصى الخاص بك ، تحتاج الى مراجعة العناصر والأعراض والتعريفات المقترحة ، وتعريفات الكلمة الأساسية والبحث عن العوامل المساعدة. قد بنقل المسببات التى حددتها بالفعل الى ورقة عمل تحليل المسبب يمكن ان تعمل هذه الوسيلة على توفير الكثير من الوقت، الا انها تتطلب القدرة على التمييز بين المسببات والتأثيرات. إذا لم تستطع التمييز بين المسبب والتأثير، فسيؤدى هذا بك الى نقل الكثير من العناصر الى ورقة العمل هذه.

ورقة عمل تحليل المسبب :

الأساليب الست المستخدمة لتحديد مسبب المشكلة:

قد يكون تحليل مسببات المشكلة من أكثر الإجراءات الضرورية فى مخطط حل المشكلات واتخاذ القرار. يمكن للأساليب الست الموضحة فيما يلى ان تقدم بعض المساعدة فى تنفيذ هذا الأمر وسيتم تناول كل أسلوب منها على حده فيما بعد.

إثارة الأفكار- تحليل القوى السلبية والإيجابية – تخطيط المجهولات – التحليل الزمني – التحليل بالاستفسار المتكرر عن السبب

1– إثارة الأفكار:

يمكنك إضافة المزيد من المسببات المحتملة للمشكلة الى قائمتك من خلال جلسات إثارة الأفكار من الأسئلة المحتملة التى يمكنك استخدامها كنقطة مركزية للمناقشة فيما يلى :

• ما سبب المشكلة؟
• لماذا حدثت المشكلة؟
• أين بدأت المشكلة ومن أين جاءت؟
• لماذا لم تختفى المشكلة او تنحل من تلقاء نفسها؟
• ما الذى أدى الى ظهورها فى المقام الأول؟
• ما الذى تغير قبل أن تسوء الأمور مباشرة؟
• ما الذى يدفعك الى الرجوع الى نفس الموقف باستمرار؟
• لماذا لا تتحسن الأمور برغم كل الإجراءات التى تم اتخاذها؟

2- تحليل القوى الإيجابية والسلبية:

يمكن استخدام ورقة العمل التى تتكون من عمودين ، والتى اصبحت مألوفة الآن، الخاصة بتحليل القوى السلبية والإيجابية للمسبب فى إنعاش الأفكار لإضافة المزيد من المسببات الى القائمة. عن طريق البحث والتدقيق فى الأمور التى تعمل على الحد من المتاعب والتقليل منها الى تلك الأمور التى تزيدها سوءا ،عن طريق ذلك يتم تحديد عدد من العوامل المساعدة الجديدة التى لم تطرأ على ذهن أى شخص من قبل.

تحليل القوى السلبية والإيجابية للمسبب:

استخدم هذين السؤالين لتحليل القوى السلبية والإيجابية للمسبب

• ما هى القوى التى تعمل على التقليل من أو تخفيق حدة المشكلة؟
• ما هى القوى التى تزيد او تساهم فى زيادة المشكلة سوءاًَ ؟

3– تخطيط المجهولات:

فى بعض الأحيان قد يمر على المجموعات التى تعمل فى حل المشكلات واتخاذ القرار بعض لحظات الجمود الفكرى قبل تغطيه كل جوانب الموضوع بشكل شامل ، لكسر حالة الجمود هذه استخدم ورقة عمل تخطيط المجهولات التفكير الإبداعي لدى مجموعة العمل. يعتبر هذا الى حد ما نوع آخر من إثارة الأفكار ولكن يتم تطبيقها بطريقة عكسية. ويمكن التغلب على هذا الجمود الفكرى أيضا من خلال التركيز بشدة على الأشياء التى تعرفها عن المشكلة. فعن طريق طرح السؤال التالى “ما الذى تعرفه عن المشكلة؟” يمكن الكشف عن الحقائق المختفة او اقتراح اتجاهات جديدة للبحث.

 4- التحليل الزمنـي :

باستخدام التحليل الزمنى للمشكلة ، يكون من الممكن استرجاع ترتيب الأحداث التى أدت الى هذا الموقف. ابدأ من هذه اللحظة وقد بذكر الأعراض الأساسية او المسببات ثم ابحث عن التوقيت الذى بدأ فيه كل منها. وهذا النوع من البحث يكشف العلاقات بين المسببات والتأثيرات من خلال تحديد ما حدث قبل الأزمة الأخيرة. وفى كثير من الأحيان تجد ان استخدام أحد الحلول غير المناسبة قد أدى الى حدوث مشكلة ثانية فى الفترة ما بين حدوث المشكلة الأولى التى لم يتم علاجها واللحظة الحالية.

 ومن المفيد للغاية وضع هذا التحليل على الخط الزمني للمشكلة ، والعينة الموضحة هنا تمنحك فكرة عن الكيفية التى يبدو عليها مثل هذا المخطط ، وقد لا يمكنك العثور من خلال هذه الصورة الواضحة عن إجابات الأسئلة بشكل مباشر إلا ان هذه الصورة توضح لك الأمور التى يجب تجاهلها والمكان الذى يجب ان يتم التفتيش فيه عند البحث عن المسبب الاساسى.

5- التحليل بالاستفسار المتكرر عن السبب:

قد ينتج عن التحليل الموسع الكثير من المسببات المحتملة دون التأكد من مسبب واحد مسئول عن المشكلة ، انه من المفيد تتبع تقييم المشكلة من خلال استخدام تحليل الاستفسار عن المتكرر من المسبب ، وهذا الإجراء يفرق بين المسببات الأكثر جوهرية والتأثيرات الناتجة عنها. تماثل العملية المنطقية المستخدمة هنا بشدة فكرة الكشف عن احدي الأوراق التى تخفي تحتها ورقة اخري ثم كشف هذه الورقة الأخرى والتى بدورها تخفى ورقة ثالثة وكذا ..

اذا لم يظهر المسبب الاساسى خلال البحث المبدئى الذى تجريه، ابحث عن احد العوامل المتضمنة الذى يبدو أكثر العوامل جوهرية. ثم أكتب هذا العامل فى المربع الأول من ورقة عمل الاستفسار المتكرر عن السبب. بعد ذلك أسأل “ما الذى تسبب فى هذا؟ أو ” لماذا حدثت هذه المشكلة؟” بشكل متكرر حتى تحدد مكان العامل الأساسى فى هذه السلسلة. فيما يلى أحد الأمثلة التى توضح كيفية عمل هذا الأسلوب .

 مثال :  الاستفسار المتكرر عن السبب:

المشكلة : عميلة غاضب على التليفون

هذه هى المرة الخامسة التى يحول فيها الى الانتظار

الأمر الذى نتج عن ….

عدم القدرة على تشغيل نظام الاتصال الجديد كما هو مصمم

الأمر الذى نتج عن ….

تعليمات تشغيل غير صحيحة خاصة بالعملية

الأمر الذى نتج عن ….

دليل التشغيل الخاطئ الذى جاء مع التليفون

الأمر الذى نتج عن ….

الاستعانة بأحد الشركات التعبئة المؤقتة فترة الأجازات ولم يتوافر لهذه الشركة سياسة مكتوبة لكى تتبعها مما أدي الى وضع دليل التشغيل الخاطئ فى العلبة الخاصة بالمنتج

 6- الرسم التوضيحي الخاص بالمسبب / التأثير:

من الطرق الأخري للتفكير فى المشكلة ، تحليل المسبب بشكل منطقى لوضع الرسم التوضيحي الخاص بالمسبب/ التأثير، ويبين الرسم التوضيحي فئات القوى فى مجموعات مرتبطة للتسهيل من عملية التحليل.

كيف تعرف ان ما توصلت اليه هو المسبب الاساسى للمشكلة

الوحدة التدريبية السادسة
الخطوة الرابعة الحلول المتاحة

 أخيرا يمكن البدء فى العمل المرحلة الثانية من مخطط حل المشكلات واتخاذ القرار ألا وهى اتخاذ القرار ، يبدأ اتخاذ القرار الخاص بالحل العملى من الخطوة الرابعة وهذه الخطوة ليست خطوة طويلة او معقدة ، الا انها حيوية للغاية للتوصل الى اتفاق حول القرار النهائى.

تسمى الخطوة الرابعة : الحلول المتاحة ، بسبب ان الهدف من هذه الخطوة هو اعداد القائمة كاملة بكل البدائل الممكنه تقوم هنا بالبحث عن اساليب من شأنها ان تتعامل مع المسبب الأساسى وتقدم حلاً فورياً ونهائيا للمشكلة. ومن الضرورى للغاية اعداد قائمة كاملة للبدائل قبل الانتقال الى الخطوة الخامسة.

أسباب ادراج جميع البدائل المتاحة:

يمنعك الإصرار على تكوين قائمة للبدائل المتاحة من الاندفاع بتسرع وراء أول فكرة تبدة جيدة ، فمن المحتمل انك اذا تبعت الاقتراح الاول دون التفكير فى غيره ، فإن هذا الاقتراح قد يكون اقل من غره وغير مناسب او متزن. لقد وصلت الى هذه المرحلة بنجاح من خلال تجنب الطرق المختصرة السهلة فلا تستسلم لهذه الإغراءات الآن.

استغل القدرات الإبداعية للمشاركين فى العملية لدراسة جميع مسارات العمل المتاحة. سوف يضمن هذا وضع جميع وجهات النظر فى الاعتبار. على الرغم من ان هذا قد يكون غير كاف لمنع الاختلافات فى الآراء خلال عملية اتخاذ القرار ، فانه على الأقل يخلق نوعا من الاحترام والقبول الذى عادة ما يكون مفقودا فى مثل مواقف الاختلاف هذه , قد يكون كل فرد من المشاركين لديه جدول اعماله الخفي او حل بفضله ، لذا تأكد من التعرف على هذه الأمور وإدراجها فى القائمة.

ومتى تم الاتفاق على ان جميع المسارات العمل تم ادراجها فى القائمة وانه سوف يتم دراستها ، فستشعر احدى المجموعات على الفور بملكيتها المباشرة الى حد ما لعملية اتخاذ القرار ، وهذا قد يؤهل المجموعة الى الدخول فى الحالة المناسبة للوصول الى اتفاق على الرأى فيما بعد.

أحد الأساليب الإبداعية:

من الأساليب الجيدة هنا اتباع مخطط الابتكار الموضح أدناه لقد تم تصميم مخطط حل المشكلات واتخاذ القرار ليتماشى مع هذا النظام ، وتعمل جلسات إثارة الأفكار الخاصة بوضح قوائم كاملة للبدائل المتاحة على تشجيع هذه العملية.

مخطط الابتكار

وضع قائمة كاملة:

الأساليب الثلاثة التالية من شأنها ان تعمل على وضع قائمة كاملة بجميع الحلول المتاحة :

• الاسترجاع
• إثارة الأفكار
• تحليل السلبيات والإيجابيات.

هذه الأساليب تم تصميمها لتحديد الاتجاهات الاستراتيجية والتوجيهات الأساسية ، وليس بعض المهام المحددة ان ادراج كل الإجراءات المساعدة سوف يجعل المهمة كبيرة للغاية. حاول انتهاج نظرة أشمل وأعم عند وضع قائمة الحلول المتاحة ، إذا خرجت بعدد كبير من مهام العمل بدلاً من الاستراتيجيات احتفظ بهذه المهام من أجل عملية التخطيط فى الخطوة السادسة.

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثالثة لمسار كيم التعليمى لتنمية مهارات معالجة مشكلات مجال المخازن

بقلم  الدكتور / محمود الضابط

تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم