مسار كيم التطويري – مهارات اجراء المقابلات – المقالة الأولى

المقدمة

          تعتبر عملية التوظيف من أهم أنشطة إدارة الموارد البشرية بل المنظمة لأنها تهدف إلى توفير أفضل العناصر من ذوي الكفاءات والمؤهلات الممتازة. وتعود أهمية عملية التوظيف لإدارة الموارد البشرية في منع أو التقليل من توظيف الشخص الخطأ (الغير مناسب) والذي سيكلف المنظمة الكثير جدا. فبالإضافة إلى تكلفته على المنظمة من حيث الراتب والبدلات فهناك تكلفة قد تكون أضعاف أضعاف ذلك والتي تترتب على الخسائر الناتجة عن القرارات الخاطئة التي يقوم بها الشخص المعين وقد تصل إلى خسارة المنظمة بعض حصتها في السوق بالإضافة إلى خسائر أخرى قد تلحق بالمنظمة .

           وتحتاج كل مؤسسة للاستعانة بالموارد البشرية المؤهلة لتأدية المهام التي تحقق أهدافها ، من هنا تأتي حاجة المؤسسة إلى استقطاب واختيار طالب الوظيفة الأنسب لتأدية الأعمال ، بمعنى اختيار الشخص المناسب للوظيفة المناسبة.

    ويلجأ رجال الصناعة ورجال الأعمال إلى استخدام المقابلات على نطاق واسع، ولا يقوم بإجرائها المتخصصون في العلاقات الشخصية فقط، بل يُجريها المشرفون والإداريون أيضاً،ليتعرفوا على حقيقة رجالهم لكي يُعززوا عملية التوافق المهني لمرؤوسيهم ، ولا تقف  المقابلة الشخصية عند حدود السعي لممارسة الوظيفة ، بل تتعداها إلى عمليات الوظيفة الأخرى مثل،مقابلة العلاقات المهنية لتقرير النتائج الخاصة بالاتجاهات وظروف العمل ،ومقابلة تحليل العمل،ومقابلة توجيهية، بل ومقابلة الفصل، وكلها تستخدم نفس الوسائل في مقابلة التوظيف إلى حد كبير.

     زار براندنبرج brandenburg واحداً وعشرين مكتباً للعمل،ثم وصف أحسن وأسوأ المقابلات التي رآها… ويذكر أن إحدى المقابلات لم تستغرق أكثر من دقيقتين رغم أن الطالب جاء إلى المكتب من مكان يبعد عنه عشرة أميال وقضى ساعتين ونصف ساعة ينتظر دوره إلى المقابلة.(بنجهام  ومور).  

     إن من صور عدم النجاح للمنظمات غياب فلسفة الخط الاستراتيجي لتبني القيادات وغياب نُظم انتقاء واختيار وتقييم الراغبين في العمل ، الذين سوف يكونون الصف الثاني في المنظمة، فكيف يتم تحديدهم ؟ما هي المعايير ؟كلها أسئلة تحتاج إلى إجابات….( توفيق 1996م).

    و تُعد مقابلات التوظيف أحد أنواع الاختيار ، وهي تُشكل العمود الفقري لعملية التوظيف لأنها تتيح الفرصة لكلا الطرفين   (المؤسسة والمرشح ) لتقييم كل منهما للآخر ، ومن ثم :

• اقتناع المؤسسة بصلاحية المرشح لشغل الوظيفة الشاغرة من جهة .
• واقتناع المرشح بمناسبة الوظيفة والمؤسسة لطموحاته وتطلعاته من جهة أخرى.

لذلك فإن إتباع الأساليب الصحيحة للتحضير ولإجراء مقابلات التوظيف يضمن نجاح المؤسسة في اختيار العناصر ذات الكفاءة .

    ومقابلات التوظيف مهمة جداً لأنها من أكثر إجراءات الاختبار استخداماً في الحكم على كفاءة المتقدمين لشغل الوظائف بالمنظمة ، وهناك نسبة مرتفعة من المنظمات تبلغ 70% تستخدم الأنواع المختلفة من المقابلات في تقييم الكفاءة لشغل الوظائف ، وقد أجرى دراسة على 852 منظمة واتضح من نتائجها أن 99% من تلك المنظمات تعتمد على مقابلات التوظيف كأحد إجراءات اختبار العاملين بها ، وقد كان يُنظر إلى المقابلة أنها أداة أقل صلاحية في الحكم على الكفاءة ، لكن هذه النظرة تغيرت باعتبارها من أكثر المؤشرات صلاحية في التنبؤ بمستوى أداء الفرد في الوظيفة  ( جاري ديسلر ـ  2003م).

   وتكاد تكون المقابلات الشخصية الوسيلة الأكثر انتشاراً للاختيار، وخاصة لشغل الوظائف الإشرافية والعليا.( رشيد . مازن 1425هـ).

           وتُعتبر المقابلة الشخصية وسيلة شائعة الاستخدام ، ويندر أن يكون هناك برنامج للاختيار والتعيين دون أن يتضمنها،وهو من أقدم الأساليب المستخدمة في الاختيار(حميد.محمد عثمان 1993م). 

 وتقتضي عملية تعيين الأشخاص دراسة مسبقة ودقيقة للوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية (مواصفات الشخص الذي سيشغل الوظيفة) وكذلك دراسة والتعرف على مصادر الموارد البشرية والأخذ بعين الاعتبار الجانب الأخلاقي في عملية التوظيف .

• مفهوم الاختيار والتعيين:

           هو العمل الذي يتم بموجبه انتقاء أفضل و أنسب المتقدمين للتوظف في المنظمة، لشغل وظائف خالية فيها، و ذلك على أساس موضوعي و عادل، و في ضوء شروط و مواصفات معينة مطلوب توافرها فيهم، يجري تحديدها من خلال متطلبات هذه الوظائف الشاغرة و من أجل تحقيق غاية أساسية هي: تمكين الفرد من أداء مهام وظيفته بكفاءة، و تحقيق أهداف المنظمة و أهدافه من خلال ارتفاع إنتاجية الأفراد بوجه عام .

• أهداف الاختيار والتعيين:

1- اختيار أفضل القدرات والمهارات

2- تطوير آلية العمل لرفع كفاءة وأساليب العمل

تحقيق الاستقرار الوظيفي للعاملين 3-

4- الاحتفاظ بالقوي العاملة المنتجة وتفضيل القوي المحلية

5- تحقيق التوازن بين العرض والطلب

6- تنفيذ الخطط الخاصة بالتوظيف علي حسب المراحل الزمنية المعدة مسبقا

7- وضع معايير حديثة لاختيار والتعيين مرتبطة بالاحتياجات

• من الذي يقوم بالاختيار والتعيين ؟

يقوم المديرون التنفيذيون بعمليات الاختيار ، وذلك في المنظمات الصغيرة ، أما في المنظمات الكبيرة ، فإن قرار الاختيار ، يشترك فيه أكثر من طرف ، فإدارة الموارد البشرية تقوم بالإجراءات ، وتقدم أدوات الاختيار ، وتقوم بتدريب المديرين التنفيذيين على تطبيقها ، ويتعاون المديرون التنفيذيون مع إدارة الموارد البشرية في الاختيار ، خاصة مرحلة الاختيار النهائي .

• خطوات عملية الاختيار:

1- الإعلان عن الشاغر الموجود لدى المنظمة .

2-  تلقي الطلبات والسير الذاتية .

3- تصفية الطلبات وحصر المناسب منها .

4- إجراء مقابلات مبدئية .

5- إجراء اختبارات تتفق مع طبيعة العمل .

6-  إجراء المقابلات الرسمية .

7-  إجراء المفاضلة بين المتقدمين الذين اجتازوا المقابلة الشخصية .

8- القيام بعملية التوظيف مع فترة تجربة .

9- إعداد العاملين (تدريبهم وتعريفهم على العمل والزملاء).

10- تثبيت الأشخاص الذين اجتازوا فترة التجربة بنجاح. 

• اختبارات التوظيف:

أصبحت كثير من المنظمات تستخدم اختبارات التوظيف حيث أن هذه الاختبارات تساعد على التنبؤ بقدرة الشخص وأداءه في المستقبل. ويجب أن لا يعتمد على هذه الاختبارات بالكلية (بمفردها) في عملية التوظيف بل تكون مساعدة في عملية الاختيار والتوظيف ويمكن استخدام هذه الاختبارات في عملية التوظيف الداخلي (ترقية الموظفين) والتوظيف الخارجي. 

• أنواع اختبارات التوظيف :  

اختبارات القدرة على الإنجاز

يقيس هذا النوع من الاختبارات مقدرة الشخص على تأدية العمل وخبرته في فنون مهنته.

اختبارات الشخصية

يهدف هذا النوع من الاختبارات إلى الكشف عن جوانب شخصية الفرد لمعرفة مدى ملائمتها لطبيعة الوظيفة. ومن المعلوم انه من الصعب التنبؤ بدقة الجوانب الشخصية مثل الأمانة والصدق … الخ.

اختبارات ميول الشخص وتوجهاته

يقيس هذا النوع من الاختبارات رغبة وميل الشخص بالقيام بالعمل الذي سيسند إليه ومدى درجة اندماجه مع ذلك العمل. ويساعد هذا النوع من الاختبارات الأفراد على اكتشاف العمل الذي يتناسب مع قدراتهم وميولهم. 

اختبار الذكاء (القدرات الذهنية )

تقيس هذه الاختبارات القدرات الذهنية والذكاء وطريقة تفكير الفرد لمواجهة مشاكل العمل وصحة الحكم على الأشياء فالهدف هو التعرف على مستوى ذكاء الفرد ومقارنته مع المستوى المطلوب للوظيفة.

اختبار القدرات

يقيس هذا النوع من الاختبارات قدرة المتقدم للعمل على التذكر والتعبير والابتكار.

• خصائص الاختبار الجيد:

1- استبعاد العبارات الغامضة وان يكون سهل الفهم .

2- أن يكون الاختبار قادر على الحكم على مقدرة الشخص من حيث الكم والنوع.

3- أن يكون الاختبار أمينا في قياس مقدرة الفرد وان يكون معتدل.

4- أن يتميز الاختبار بالثبات

5- أن يكون الاختبار صالحا لقياس ما صمم من اجله.

6- أن يتميز الاختبار بالموضوعية.

• مقابلات الاختيار والتوظيف:

تعتبر المقابلات إحدى طرق الاختيار والتعيين والتي من خلالها يتم التعرف على مدى صحة ومطابقة المعلومات التي قدمها الشخص من معلومات وخبرات من خلال المراحل التي تمت في عملية الاختيار. وبالمقابلة يتم التعرف على الشخص وصفاته التي قد لا يتم بالطرق الأخرى وبالتالي يمكن اخذ قرار فيما إذا كان الشخص مناسب أم لا.

مقابلة التوظيف وموقعها في عملية التوظيف:

    مقابلة التوظيف :

            هي اللقاء الذي يتم بين مسئول أو أكثر في المؤسسة من جهة ، وبين مرشح تقدم لشغل وظيفة شاغرة في المؤسسة، بهدف تقييم مدى صلاحية المرشح لشغل هذه الوظيفة.

تقوم هذه المقابلة على معادلة ثنائية الأطراف :-

• المسئولين من المؤسسة : بهدف تقييم المرشح للتأكد من مدى أهليته للوظيفة
• المرشح: الذي يحاول إثبات جدارته لشغل هذه الوظيفة.

تهدف المقابلة إلى:

• تقويم المتقدم للعمل.
• تزويد المتقدم بالمعلومات اللازمة عن المنظمة.
• تنمية العلاقات مع الجمهور الخارجي.( أبو شيخة2000م).

فوائد مقابلات التوظيف :

• تستخدم كوسيلة أولية لتصفية المتقدمين بالتأكد من الشروط اللازمة لديهم.
• تعتبر وسيلة بديلة للامتحانات في اختيار المتقدمين لشغل الوظائف.
• وسيلة مكملة للامتحانات للاختيار من بين الذين اجتازوا الامتحانات وإبراز جوانب لم تظهر في الاختبارات ولا تكشفها الامتحانات مثل( القدرة على الاتصال- التعبير عن الذات- اللياقة- الثقة بالنفس-القدرة على الإقناع…)
• سد الثغرات الموجودة في بيان السيرة الذاتية للمرشح وفي طلب الوظيفة(غطاس ،ناصر وشركاوهم 1997م).

 وهي تُحقق مزايا للمتقدمين منها:-

• تعطي المتقدمين معلومات غير موجودة في نموذج التوظيف.
• الاستيضاح عن استفسارات معينة حول بيئة العمل.

عيوب مقابلات التوظيف:

• أداة غير دقيقة تماماً.
• كثيراً ما يُساء استخدامها.
• الوقت الكبير الذي تستغرقه إذا قُدمت بمعاييرها الصحيحة.

• أنواع المقابلات

يمكن تصنيف المقابلات الشخصية إلى عدة أنواع :-

المقابلات الفردية:

    التي يجريها مقابل واحد أو عدد من المقابلين لمتقدم واحد.

المقابلات الجماعية:

    تُجرى لعدد من المتقدمين في آن واحد عن طريق شخص واحد أو أكثر، هي غير شائعة ،هدفها تقويم الخصائص الاجتماعية وسلوكه في مجموعات العمل.

المقابلات المتعاقبة:

    هي سلسلة مقابلات فردية تُجرى المقابلة للمتقدم من عدة أشخاص كل على حدة، واحداً تلو الآخر، كل مقابِل متخصص في مجال معين، تستخدم للحصول على صورة موسعة متعددة الجوانب عن المتقدم.، لكنها تأخذ وقتاً وجهداً كبيراً (داين براك2004).

المقابلات الهاتفية:

   أو الحاسب والانترنت ، لكن المقابلة وجهاً لوجه هي الأفضل، تعطي قراراً أكثر دقة في الاختيار. رغم أنه لا يُعد فعالاً بالشكل المطلوب ، قد يُلجأ إلى هذا النوع عندما يُختار موظفين من مدينة أخرى ولا يتمكن المتقدمون من حضور المقابلة الشخصية .

• أساليب اجراء المقابلات

 المقابلة التمهيدية

          يجري هذا النوع من المقابلات للحصول على بيانات ومعلومات أولية ويمكن أن يتم تعبئة طلب التوظيف الخاص بالمنظمة خلال هذه المقابلة.

 المقابلة النموذجية

          تجري هذه المقابلة عن طريق استخدام نموذج يحتوي على أسئلة صممت للحصول على معلومات ضرورية وهذا النموذج يقدم لجميع المتقدمين للوظيفة ويحقق المساواة للجميع. 

المقابلة الفردية

           يتم اللقاء بالمقابلة بين كل من المتقدم للوظيفة وموظف من قبل المنظمة وفي الغالب ما يميز هذا النوع من المقابلات التفاعل والتركيز الجيد من قبل الطرفين. 

 المقابلة الجماعية

لا يقتصر العدد في هذه المقابلة على شخصين كما في المقابلة الفردية بل يتكون من مجموعة من الأفراد والتي تمثل أحد الأشكال الثلاثة التالية:

•متقدم واحد للوظيفة مع اثنين أو أكثر من طرف المنظمة (ممثلين للمنظمة(  .

• مجموعة (اثنين أو أكثر) من المتقدمين للوظيفة مع شخص واحد من طرف المنظمة.

• مجموعة (اثنين أو أكثر) من المتقدمين للوظيفة مع مجموعة (لجنة) منالأشخاص   من طرف المنظمة.

المقابلة الانفعالية (الضغط)

     يستعمل هذا النوع من المقابلات لخلق جو من التوتر لدى الأفراد المرشحين ليتعرف على مد يتطلب إجراءها تدريباً عالياً،تستخدم عادة مع الوظائف التي يتعرض شاغلوها لضغط كبير يحتاج إلى اتزان ، طورت قبل الحرب العالمية الثانية من قبل الألمان ، تقوم على خلق نوعاً من الضغط والتوتر والقلق والاستفزاز للشخص لمعرفة طريقة تعامله ، يستخدم في وظائف المخابرات وما شابهها ( رشيد.مازن- 1425هـ).

   تُستخدم حينما يكون ضغط العمل سريعاً يرهق حتى الفني المحترف يقيس كيف يتصرف المرشح في أكثر المواقف سوءاً، لا يكون في المقابلة كلام ودي بل الدخول مباشرة إلى لب الموضوع، لأن هناك متطلبات سيكولوجية ،هل سيفقد سيطرته على نفسه ومتى؟ الضغط عليه ليقول أشياء غير حقيقية وإبداء الشك فيما حققه من إنجازات؟ هل سيبقى رابط الجأش ؟ هل سيبقى محتفظاً بنبرة صوته؟(فراي.رون 2004)  ى تحمل وطبيعة تصرف الشخص أثناء جو من التوتر وفي ظل وجود مشاكل. 

المقابلة الموجهة

حيث يتم التركيز في هذا النوع من المقابلات على توجيه الأسئلة من المقابل (ممثل المنظمة) وعلى المتقدم الإجابة عن هذه الأسئلة وبالتالي لا يتوفر في هذا النوع من المقابلات المرونة في المقابلة. 

• وميزة هذا النوع:

عندما لا يتمتع المسئول عن المقابلة بمهارة ومؤهلات الأسلوب المفتوح.

ابتعاده عن الأحكام الشخصية المنحازة.

 تحديد الوقت للمقابلة،وتحديد المعلومات التي يحتاجها….

• عيوبها: –

جعلها مثل الاستجواب ودفع المرشح لمواقف الدفاع دون الآراء الصريحة.

لا توجد معرفة للآراء والأفكار بين المسئول والمرشح.

عدم التطرق لأسئلة قد يلزم الإجابة عليها بناء على إجابته… ( غطاس. ناصر 1997م).

 المقابلة الغير موجهة

        يتسم هذا النوع من المقابلات بالمرونة في الأسئلة ولا يوجد تقيد بمعلومات محددة يجب الحصول عليها. وهذه الطريقة على العكس من المقابلة الموجهة.

• يتم تصنيف أو فرز النتائج النهائية ويتم بعد ذلك اعتمادها من قبل الإدارة العليا.
• يتم إعلام المقبولين للتعيين عن طريق البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني انه قد تم قبولهم للتعيين.
• يتم الاعتذار لغير المقبولين. 
• تحضير كتاب التعيين.
• يحدد تاريخ ووقت التعيين.
• يـتم إتمام إجراءات التعيين والفحص الطبي ويعبأ طلب التوظيف ويوقع عقد العمل ويصدر كتاب التعيين من قبل الإدارة ويتم تعيينه.
• يرسل الموظف إلى الادارةالمعنية للبدء بالعمل ويرسل كتاب مباشرة العمل من قبل مدير الادارة أو لقسم المعني للمالـية حتـى يتم إدراج اسم الموظف على سجل الرواتب وذلك حسب نموذج مباشرة عمل.

***

انتهت بحمد الله المقالة الأولى لمسار كيم التعليمي لمهارات اجراء المقابلات

بقلم د/محمود الضابط  

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم