مسار تطوير مهارات إدارة الوقت – المقالة الرابعة

سلسلة مقالات – إدارة الوقت

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة الرابعة

تمرين:

بفرض إنه توفرت لديك البيانات التالية:

المطلوب:

• رسم شبكة الأعمال ؟.
• تحديد المسار الحرج ؟.
• حساب وقت البداية والنهاية المبكر لكل نشاط ؟.
• تحديد وقت البداية والنهاية المتأخر لكل نشاط ؟.
• تحديد الوقت الراكد الكلى لكل نشاط ؟.
• تحديد الوقت الراكد الحر الأساسي لكل نشاط ؟
• تحديد الوقت الراكد الحر لكل نشاط .

الحـــــــــل

1- الرسم

2-تحديد المسار الحرج :     وهو أطول مسار على شبكة الأعمال .

لتحديد المسار الحرج يتم ما يلي :

• تحديد المسارات المختلفة الموجودة على الشبكة (كل مسار يتكون من مجموعة أنشطة متتابعة بشكل منطقي ) .
• حساب طول كل مسار وهو يساوي مجموع أطوال الأنشطة التي يتكون منها .
• تحديد المسار الحرج وهو أكثر المسارات طولا .

ملحوظة :

=====

إن أي تأخير في تنفيذ المسار الحرج يؤدى إلى تأخير تنفيذ المشروع ككل .

المسار الأول =(1-2،2-3،3-7،7-10،10-11،11-12)

             = 6+5+4+8+2+3= 28يوم .

المسار الثاني = 6+3+2+8+2+3= 24يوم .

المسار الثالث = 6+3+2+2+8+2+3= 26يوم .

المسار الرابع = 6+3+5+8+2+3 = 27 يوم .

إذا المسار الأول هو المسار الحرج لأنه أطول المسارات .

3- حساب وقت البداية والنهاية المبكر والمتأخر والوقت الفائض لكل نشاط .

الوقت الراكد الكلي : هو الوقت الذي يمكن أن نؤخر به أي نشاط دون أن يتم تأخير تنفيذ المشروع ككل .

       = الوقت المتأخر للبداية  –  الوقت المبكر للبداية .

       = الوقت المتأخر للنهاية  –  الوقت المتأخر للبداية .

الوقت الراكد الحر الأساسي : هو ذلك الوقت الذي يمكن أن نؤخر به وقت البداية لنشاط معين

     = الوقت المتأخر للنهاية – ( الوقت المتأخر للبداية + وقت النشاط ) .

الوقت الراكد الحر : هو ذلك الوقت الذي يمكن أن نؤخر به وقت إنتهاء نشاط معين .

    = الوقت المبكر لنهاية النشاط  –  (الوقت المبكر للبداية + وقت المرحلة)

أولاً : مفهوم تفويض السلطة وأهم المزايا .

1- مفهوم عملية تفويض السلطة .

          يقصد بتفويض السلطة : ” منح سلطة من رئيس أعلى إلى مرؤوس في مستوى تنظيم أقل مع تحمل الرئيس مسئولية ما فوض ” .

والأمر الذي لا شك فيه هو أن انشغال الكثير من المديرين في التفاصيل و الأعمال الروتينية يمكن إرجاعه بشكل رئيسي إلى عدم وجود نظام فعال للتفويض يبعدهم عن الانغماس في تلك التفاصيل و يتيح لهم فرصه التفرغ لمعالجه الأمور التي لا يكون بمقدور مرءوسيهم معالجتها .

إن التفويض ليس فقط مسئولية من مسئوليات المدير وإنما يمكن إعتباره طريقة مهمة تساعده في توفير الوقت لكي يستخدمه في القيام بمهام أكثر أهمية .

إن التفويض ليس فقط مجرد تحويل المهام التي لا يرغب المدير في القيام بها ، وإنما التفويض هو أسلوب لإشراك المرؤوسين في العمل وإعطائهم الفرصة لتحدي قدراتهم والشعور بالإنجاز .

2- مزايا تفويض السلطة :

• إعطاء الفرصة للمشرف أو المدير للتركيز على متطلبات وظيفته الأساسية .
• زيادة فعالية العمل في الإدارة وتحقيق جودة القرار ، فقد لا يجد المدير الوقت الكافي الذي يدرس فيه موضوع القرار ، الأمر الذي يجعله لا يستطيع أن يعطى هذا القرار الاهتمام اللازم .
• تحقيق السرعة والمرونة في العمل ، فقد يتطلب العمل في حالات معينة سرعة اتخاذ القرار بمعرفة المرؤسين .
• إعطاء المدير الفرصة للتخطيط والرقابة والابتكار في العمل .
• رفع الروح المعنوية للمرؤوسين .
• تدريب وتنمية المرؤوسين .
• تحقيق الإثراء الوظيفي للمرؤوسين من خلال منحهم سلطات أكبر الأمر الذي يزيد من أهميتهم

• أسباب التردد في تفويض السلطة .

     توجد العديد من العوامل التي تجعل البعض يتردد في عملية التفويض  : بعضها يرجع إلى ظروف المنظمة ، والبعض الآخر يرجع إلى ظروف المنظمة ، والبعض الآخر يرجع إلى الرؤساء ،والثالث إلى المرؤوسين . ونوضح فيما يلي أهم تلك العوامل أو القيود المرتبطة بكلٍ :

أ- قيود مرجعها إلى ظروف المنظمة .     

• إن طبيعة العمل في المنظمة لا تحتمل حدوث أخطاء أو تجاوزات .
• رغبة الإدارة العليا في المنظمة في أن تكون الإدارة الوسطى على علم كامل بكافة تفاصيل العمليات .
• عدم وجود سياسات وإجراءات عمل واضحة ترشد وتوجه تصرفات المديرين وغيرهم من العاملين .
• افتقار المنظمة إلى سياسات أفراد تدعم الاهتمام بتنمية المرؤوسين .

ب-  قيود مرجعها إلى الرؤساء .

1- الخوف من وقوع المرؤوسين في أخطاء غير مقبولة يمكن أن يوجه بسببها اللوم أو النقد إلى الرؤساء أنفسهم.

2- الخوف من أن المرؤوس قد يعتقد بأن التفويض دليل عجز من جانب الرئيس وإنه أقدر من رئيسه على القيام بالعمل الذي فوض له .

3- إحساس الكثير من الرؤساء بأن الرجوع إليه في كل صغيرة و كبيرة يجعله شخص عظيم الأهمية ومن ثم فإن التوسع في التفويض سيفقده الإحساس بتلك الأهمية .

4- عدم الوعي الكافي من جانب بعض الرؤساء بمسئوليتهم تجاه تنمية المساعدين وإعدادهم لشغل مناصب أعلى .

5- اعتقاد البعض بأنه ليس هناك من هو أفضل منه للقيام بأعباء العمل .

6- ضعف ثقة الرئيس في مرؤوسيه .

7- صعوبة وضع معايير للأداء تحظى بالقبول المشترك من الطرفيين يمكن في ضوئها الحكم على مستوى كفاءة أداء المرؤوسين في المهام المنوطة إليهم .

ج- قيود مرجعها إلى المرؤوسين .

• ضعف الرغبة في تحمل مسئوليات وأعباء إضافية .
• افتقارهم إلى الثقة في أنفسهم .
• انخفاض مستوى دافع النمو والتقدم لدى البعض .
• ضعف الولاء للرئيس .
• انخفاض مستوى مهاراتهم وافتقارهم إلى القدرة على تحمل أعباء ومسئوليات إضافية .
• الخوف من تحمل المخاطر والميل إلى الأعمال الروتينية التي لا تحتاج إلى مهارات أو خبرات عمل جديدة . 

4- عوامل زيادة فعالية تفويض السلطة :

     بوجه عام ليست هناك درجة مثالية للتفويض حيث تتحدد تلك الدرجة وفقا للمحتوى العلمي لكل موقف . و فيما يلي مجموعة من الإرشادات التي يمكن من خلالها زيادة فعالية التفويض لتقليل الإسراف في وقت المدير وتتضمن الاستفادة من تلك الإرشادات لتحليل النواحي الآتية :-

أ- ما الذي يجب تفويضه ؟

• ما هي المهام والواجبات التي لا يمكن أن يقوم بها غيرك ؟
• ما هي الأعمال والواجبات التي تقوم بها الآن وبمقدور مرؤسيك القيام بها بكفاءة ؟
• ما هي المهام والواجبات التي قد يكون بعض مرؤوسيك اكثر مهارة منك في تناولها .
• ما هي المهام والواجبات التي تقوم بها الآن ولا يملك المرؤوسين حاليا المهارة الكافية لتناولها ولكن ينبغي تدريبهم لتنمية مهارتهم في التعامل معها .

ب- من الذي يجب أن يتم التفويض له ؟

• ما هي الاستعدادات والقدرات المطلوبة للقيام بالواجبات التي سيتم تفويضها ؟
• ما هو مستوى المهارة والتدريب المطلوبين في الشخص الذي سيتم التفويض له ؟
• إلى أي مدى تدخل الواجبات التي سيتم تفويضها في نطاق إهتمامه ومدى رغبته للقيام بذلك ؟
• إلى أي مدى يتوافر لديه الوقت للقيام بأعباء إضافية ؟

ج- كيفية التفويض ؟

• من الذي ينبغي أن تتشاور معه قبل أن تقوم بعملية التفويض ؟
• ما هي النتائج التي يتوقع من المفوض إليه أن يحققها ؟
• ما هو الوقت المتوقع لتحقيق تلك النتائج ؟
• ما هي المعلومات التى يحتاج إليها المفوض إليه لإنجاز ما هو متوقع منه ؟
• ما هو نظام الرقابة المناسب الذي يمكن من اكتشاف العقبات والصعوبات ومدى التقدم نحو النتائج المطلوبة ؟
• ما هي التعديلات التي ينبغي إدخالها على السياسات التنظيمية الحالية لتدعيم الأسلوب الجديد في العمل والتصرف ؟

5- كيف تحقق تفويض فعال :

 أ- حدد مقدار السلطة اللازمة للمرؤوسين .

     فعندما تزيد من المسئوليات الملقاه على عاتق المرؤوس . لا بد أن تفوض له القدر المناسب لها من السلطة . لكى يستطيع القيام بهذه المهام والمسئوليات عملا بمبدأ السلطة بقدر المسئولية .

ب- تأكد من فهم المرؤوس :-

     عندما تقوم بتفويض السلطة . لا بد أن تتأكد من فهم المرؤوس للمهام والمسئوليات الجديدة التي ستكلفه بها .ولا بد أن تعطى الوقت الكاف لمقابلة المرؤوس . وشرح الدور الجديد له .وأبعاد وحدود المسئولية الجديدة . وحدود سلطاته فيها وتحديد وتوضيح الأهداف المطلوب تحقيقها .

ج- تأكد من موافقة المرؤوس على قبول هذه المسئوليات :-

     لا بد أن يتأكد المدير من قبول المرؤوس وإقتناعه بتحمل المسئوليات والسلطات الجديدة . وقد يكون من المفيد أن يجمع المدير بين تفويض السلطة والمشاركة في إتخاذ القرارات لتحقيق الأهداف . وهذا ما يتبع في الإدارة بالأهداف .

د- تابع وراقب أداء المرؤوس :-

     يجب على المدير أن يعقد إجتماعات منتظمة مع المرؤوس . وأن يتفق معه على تقديم تقارير دورية له . كوسيلة لمتابعة أداء المرؤوس خلال قيامه بالدور الجديد له .

     ويجب أن تكون هذه المتابعة مستمرة ومتكررة في الفترة الأولى التي تعقب عملية التفويض . إلا أنه بعد أن يثبت المرؤوس كفاءة في الأداء .ويتأكد للرئيس حسن إختياره لمن قام بتفويضه .تقل درجة المتابعة وتزيد مدة الفترات التي تتم فيها .

هـ– قدم المساعدة والتأييد المعنوى للمرؤوس :-

     يجب أن يقدم الرئيس المساعدة للمرؤوس بعد تفويضه للسلطة .ويشتمل هذا التأييد على توفير الموارد والإمكانيات . والمعلومات الفنية . والنصح والتوجيه . والتدريب والتأييد المعنوى مثل ( تشجيع المرؤوس .زيادة ثقته في نفسه . الشكر والثناء ) .

     ويمكن للمدير تحديد مقدار حاجة المرؤوس للمساعدة من خلال الإجتماعات التي يعقدها معه . والتقارير التي يرفعها له . والملاحظة التي يقوم بها المدير بنفسه وخاصة في المرحلة الأولى التي تعقب التفويض .

     وعلى المدير أن يكون عنصرا مدعما للمرؤوس . وأن يبتعد على نقد المرؤوس عندما يواجه مشكلات أو عندما تبدر عنه أخطاء . إذ على المدير أن يتوقع إحتمالات حدوث بعض الأخطاء والمشكلات من قبل المرؤوس حين قيامه بدوره الجديد . كما أنه على المدير أن يلاحظ أن المرؤوس قد لا يطلب المساعدة أو قد لا يظهر إحتياجه لها خوفا من أن تبدو بصورة سيئة أمام مديره . أو أن تهتز ثقته فيه . أو تظهر عدم قدرته على أداء العمل المفوض إليه .

و- لا تشجع إعتماد المرؤوس الكلى عليك :-

     قد يحاول بعض المرؤوسين تخفيف حدة مخاوفهم من الدور الجديد .من خلال اللجوء إلى المدير لمراجعة قراراتهم قبل إصدارها . وعلى المدير عدم تشجيع هذا السلوك والعمل على تحفيز المرؤوس للتصرف بمفرده حتى لا يتحول التفويض إلى شكل دون مضمون .

6- ما يجب عدم تفويضه :

تتمثل الأشياء التي يجب عدم تفويضها في المسئوليات الإدارية التي تشتمل على ما يلي :

أ- تحديد الأهداف للقسم أو الإدارة .

ب- تنظيم وتنسيق جهود الموظفين للعمل كفريق .

ج- فحص وتحليل النتائج .

د- التحفيز والإتصالات .

هـ- تنمية مهارات العمل للمرؤوسين في اتخاذ القرارات الروتينية .

7- نموذج مقترح لمراحل وخطوات تفويض السلطة :-

المرحلة الأولى :-

      مرحلة التدريب النظرى …. ويتم من خلال :

1- إعرض عليهم بعض الموضوعات التي سبق أن إتخذت فيها قرارات . وإطلب منهم دراستها . بهدف تقييم القرارات التي إتخذت . وفي اليوم التالي – أو الموعد المحدد – إعقد معهم إجتماعات فردية لسماع تقييمهم وملاحظاتهم على هذه القرارات ثم إجمعهم بعد ذلك معا . لمناقشة التقييم والملاحظات وصولا إلى أفضلها .

2- إعرض عليهم بعض الموضوعات التي سبق أن إتخذت فيها قرارات ، مع مراعاة إخفاء القرار النهائى . وإطلب منهم قراءة الموضوع وإتخاذ القرار فيه .

المرحلة الثانية :-

مرحلة التدريب العملى …..ويتم من خلال :-

1- إطلب من أعضاء الفريق حضور الإجتماعات الرسمية التي تعقدها – كمراقبين – على أن يقوم كل منهم بسماع المناقشات التي تدور حول الموضوع . وتسجيل ملاحظاتهم والتعليق على القرار الذي تم إتخاذه في الإجتماع .

2- إطلب من أعضاء الفريق حضور الإجتماعات الرسمية التي تعقدها .على أن يقوم كل فرد منهم بكتابة القرار المناسب وتسجيله بعد سماعه للمناقشات . وذلك قبل أن يصدر المجتمعون القرار النهائى 

المرحلة الثالثة :-

مرحلة تفويض السلطة :-

• إبدأ عملية تفويض بعض السلطات الخاصة بالأعمال والمهام الروتينية ، التي تحكمها لوائح وقواعد وإجراءات وسياسات محددة .
• تابع المرؤوسين خلال التنفيذ . وقدم النصح والتوجيه لهم كلما إستلزم الأمر .وبناء على نتائج الأداء . إنتقل إلى الخطوة التالية .
• إبداء في تفويض المزيد من السلطات الخاصة بالأعمال غير الروتينية والتي تتطلب مهارة في تفسير القواعد واللوائح .
• كلف المرؤوس بالقيام بمهامك أثناء غيابك – لفترة محدودة – ثم يعقب ذلك تكليفه بالقيام لفترات أطول .
• الخطوة الأخيرة … تفويض السلطة بالنسبة للأعمال التي لا تحكمها قواعد أو لوائح . وتتطلب مهارة تقديرية من القائم بها .

تمرين

مفهوم تفويض السلطة

إختر الإجابة الصحيحة مما يلي :

1-يمكن وصف المدير التالي بأنه مدير فعال :

(أ )يفوض كل سلطاته حتى يعطي الفرصة للمرؤسين للمشاركة  (  )

(ب)لا يفوض أي جزء من سلطاته لأنه لا يثق في مرؤسيه      (  )

(جـ )يفوض سلطاته بالقدر المناسب                            (  )

2- المدير الفعال يفوض :

   (أ) المهام الروتينية والقرارات المرتبطة بها                  (  )

   (ب) المسئوليات الأساسية المتعلقة بوظيفته                  (  )

   (جـ)المسئوليات الأساسية غير المحببة للمدير               (  )

3- إن مشكلة تفويض السلطة في البنك تتركز في :

   (أ) منحها أو عدم منحها                                       (  )

   (ب) علاقتها بالمسؤلية                                        (  )

   (جـ) تحديد القدر من السلطة الذي يمكن تفويضه للمرؤوسين (  )

          في مختلف المراحل التنظيمية                           (  )

4-يستطيع مدير الإئتمان في البنك أن يفوض :

  ( أ ) المسؤوليات الخاصة بحصرغياب وحضور منسوبى القسم  (  )

  (ب)المسؤوليات الخاصة بتحديد رغبات العملاء                  (  )

  (جـ) المسئوليات الخاصة بالتنبؤ بأسعار فائدة

        الإقراض العالمية خلال العشر سنوات القادمة .            (  )             

 *   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الرابعة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم