مسار كيم التطويري – الإدارة الاستراتيجية-بقلم أ. د/ عبدالحميد أبو ناعم- المقال الثاني

الأداء المؤسسى للهيئة العامة للإستثمار والمناطق الحرة

مقدمة

يتمحور دور الادارة فى الأداء،  بمعنى أن كل ابحاث ودراسات علم ادارة الاعمال تهدف الى تحسين وتطوير أداء الافراد والمنظمات والدول. ونحن قد عرفنا اليابان من خلال مؤسساتها كوزارة التجارة والصناعة، وتويوتا وهوندا، كما عرفنا فنلندا من خلال نوكيا ,ونعرف كوريا من خلال سامسونج وهيونداى. وعلى هذا فالمؤسسات والافراد هى التى تبنى الامم والدول وليس العكس. ويتم هذا من خلال أداء إحترافى ومؤسسى متميز لهذه المؤسسات وهؤلاء الافراد.

الإدارة والأداء والأهداف

الادارة هى حسن استخدام الموارد المتاحة لتحقيق اهداف المنظمة بالكفاءة والفاعلية المطلوبة،  ويقاس الاداء من خلال درجة تحقيق الاهداف ومدى كفاءة وفاعلية تحقيق هذه الاهداف، ولقد لقى موضوع تقيييم و قياس الأداء في الآونة الأخيرة كثيراً من الجدال والنقاش  إتسم بعدم قبول لمقاييس ومؤشرات الأداء التقليدية . مما ترتب عليه ضرورة البحث عن اتجاهات حديثة ، إماباعتبارها بديلة لمقاييس الأداء المتعارف عليها ، أو أن تكون مكملة لمقاييس الأداء الحالية . حيث تركزت معظم الانتقادات لمقاييس الأداء التقليدية فى عدم قدر تها على إعطاء مؤشرات ودلائل فعاله لمستوى الأداء ومسايرة لمتطلبات التقييم الشامل فى ظل المتغيرات البيئية الحديثة

العناصر الرئيسية للأداء ، وأهميته

الأداء هو إنعكاس لتعلق المنظمات بأهدافها وقدرتها على إنجازها، وله أهمية بالغة لأنه ينقل العمل على إنجاز تلك الأهداف من الفردية إلى الجماعية، ومن العفوية إلى التخطيط، ومن الغموض إلى الوضوح، ومنة عدم المحاسبة الى القدرة على المحاسبة والمساءلة.

ولقد عرف البعض  الأداء التنظيمي “بأنه قدرة المنظمة على استخدام, مواردها بكفاءة، وإنتاج مخرجات متناغمة مع أهدافها ومناسبة لمستخدميها “.

ويتحقق الأداء من خلال :حسن استخدام  الموارد البشرية، والأجهزة، والآلات، والمواد، والأموال(الموارد الماديةوالمالية )، والتكنولوجيا ( المعلومات، الأساليب، الطرق )، كما أن هذا الأداء لهذه العناصر يتحقق فى إطار تنظيمى يتحدد من خلال : هيكل تنظيمى، وسياسات، وقواعد، ونظم، وإجراءات، وسواء كان الأداء متجهاً إلى إنتاج سلع أو خدمات فهو لا يخرج فى النهاية عن ارتباطة بالسوق بعنصريهالاساسيين وهما المستفيدين(العملاء) والمنافسين .

ويحظى الأداء على إهتماماً بالغاً على جميع المستويات إبتداءاً من مستوى الفرد العامل أياً كان موقعه داخل التنظيم وتدرجاً إلى المستوى القومى، وذلك من  منطلق أن مستوى أداء الفرد يؤثر على الأداء الإجمالى للإدارة التى ينتمى إليها ، وهذا بدوره يحدث تأثيره الإيجابى أو السلبى على كفاءة وفاعليته مستوى الاداء التنظيمى ككل والعكس صحيح . وفى النهاية ينعكس هذا التأثير على المستوى القومى أى على مستوى الدولة، وذلك لأن الأداء على المستوى القومى ما هو إلا تعبير عن أداء المنظمات العاملة به.

كما يعتبر الأداء العام للمنظ مة إنعكاس لمدى إستخدام الم نظمة لمواردها المتاحة بكفاءة وفعالية من أجل إشباع رغبات العملاء وتحقيق أهداف ال منظمة، وكلما زادت كفاءة وفعالية إستخدام هذه الموارد، كلما تطور أداء المنظمة.

أبعاد تقييم وقياس الأداء

إكتسب موضوع قياس الأداء أهمية خاصة فى فكر المنظمات فى الثمانينيات وبداية التسعينيات من القرن الماضى ومع بداية الإ نتشار الواسع لأدوات حركة الإدارة الجديدة وما رافقها من مفاهيم مثل:  الميزة التنافسية، سلسلة القيمة، الرؤيا والرسالة، و إستراتيجيات الإصلاح الإدارى، مما أدى إلى أن يصبح  هناك إهتمام جديد وتركيز يتعلق بإدارة الأداء .

وتقوم المنظمات بإرساء مجموعة من الإجراءات لقياس مدى الإنجازات العملية ال متحققة على كافة مستويات الأداء التى سبق طرحها، وفى هذا قد تتسم عملية قياس الأداء بالوضوح والسهولة فى حالة قياس عدد العملاء الذين تلقوا الخدمة، وقد تتسم بالصعوبة لإ نخراط المنظمة فى أنشطة كثيرة ومعقدة في حالة  تقييم مشروع لفترة طويلة أو تقييم خدمة جديدة أو قياس مدى تحقيق التكامل بين أجزاء المنظمة، كما أنها عملية مهمة لأنها عملاً من أعمال الرقابة والتقييم، وقد عبر بعضهم بقوله ” لا يمكن مراقبة ما لا يمكن قياسه

إستناداً إلى إفتراض أن ما سيتم قياسه هو ما يمكن قياسه :

 (You Can’t Control What You Can’t Measure )

بالإضافة إلى مدى شمولية العملية إذ يجب ……………   سيتم فعله أو عمله

 (What Gets Measured Is What Gets Done)

نظم قياس الأداء :

  يمكن  تصنيف نظم قياس الاداء الى ثلاث مجموعات رئيسية على النحو التالي:

أ–  نظم قياس الأداء المالى:

يطلق على هذه النظم والمقاييس أيضاً مسمى نظم القياس التقليدية ، حيث أنها تقوم على أساس التقارير المحاسبية مثل قوائم المركز المالى وقوائم الدخل ، بهد ف حساب بعض المقاييس والمؤشرات المالية التقليدية مثل:

مقاييس الأداء المالى للمنظمة

1. معدل العائد على الاستثمار
2. إجمالى الإيرادات السنوية.
3. تكلفة الوحدة. الحصة السوقية- الربحية.
4. نمو المبيعات- معدل العائد على حقوق الملكية- معدل العائد على الاستثمار
5. معدل العائد على رأس المال المستثمر فى النشاط التسويقى- حجم المبيعات – الحصة السوقية النسبية -والمطلقة.
6. العائد على رأس المال المستثمر- ھامش الربح- معدل دوران الأصول – معدل دوران الأسهم – نسبة التداول- نسبة السيولة.
7. معدل العائد على الاستثمار- التدفقات النقدية الداخلية والخارجية- الحصة السوقية النسبية والمطلقة.
8. العائد على الاستثمار- معدل العائد على المبيعات..
9. توليد النقدية – القيادة فى التكلفة – تحليل الربحية – خلق قيمة للمساھمين.
10. الأرباح- إيرادات المبيعات – التدفق النقدى .
11. معدل الاحتفاظ بالإيرادات – Reinvestment Rate معدل إعادة الاستثمار – المدة اللازمة لبيع المخزون – معدل دوران إجمالى – Earning Retention Rate
12. صافى القروض كنسبة من الودائع – معدل تغطية الفوائد قبل الضرائب. –
13. المدة اللازمة لدفع أوراق الدفع
14. معدل دوران النقدية.

يشير البيان  السابق إلى أن هذه النظم تتضمن مقاييس أحادية غير متكاملة لتقييم وقياس الأداء الشاملة مما أدى إلى وجود العديد من القصور بها نتيجة للأسباب التالية:

• تعتبر المقاييس المحاسبية التقليدية للأداء غير كافية لصنع القرارات الإستراتيجية فى ظل بيئة اليوم التى تتميز بسرعة التغير والمنافسة الشديدة.
• تعتبر هذه المقاييس ذات نظرة تاريخية لأنها تعبر عن الأداء الماضى.
• ليس لديها القدرة على تفسير الأداء المستقبلى.
• أنها توفر معلومات قليلة عن الأسباب الأصيلة وراء ظهور أحداث أو ظواهر معينة.
• لا تقوم بربط المقاييس غير المالية بالأرقام المالية.
• تهتم بالعمليات الوظيفية المستقلة وليس العمليات الوظيفية المتداخلة.
• لا تتضمن تكلفة رأس المال.
• لا تأخذ فى الحسبان الأصول غير الملموسة مثل قدرات العاملين، رضا العملاء.
• لاتقيس القيمة التى تقدمها المنظمة للعملاء والمساهمين.
• هناك عدد كبير من المقاييس المالية أكثر من اللازم، فى حين أن المنظمة تحتاج إلى مقاييس ذات محتوى أوسع بحيث تكون قادرة على وصف الأشياء بنظرة أشمل مع أقل عدد ممكن من الأرقام.

ب– نظم قياس الأداء غير المالى :

نتيجة للانتقادات العديدة التى وجهت لنظم قياس الأداء المالى فقد اتجه البعض إلى نوع آخر من نظم القياس وهى نظم قياس الأداء غير المالى والتى تتضمن عدة مقاييس مثل رضا العميل، والجودة، والابتكار، والالتزام، والمعرفة، …. الخ. ويوضح الجدول التالي أهم الدراسات السابقة التى تناولت مقاييس الأداء غير المالية :

 على الر غم من أن هذه النظم قدمت مقاييس غير المالية فى نظم قياس الأداء إلا أن الاعتماد على تلك المقاييس فقط لا يعطى نظرة شاملة عن الأداء العام للمنظمة، فضلاً عن صعوبة تعريف وتحديد وقياس بعضها مثل الجودة والمعرفة . الأمر الذي يتطلب أستخدام نظم القياس التى تتضمن كلا النوعين السابقين وهما المقاييس المالية والمقاييس غير المالية.

ج- نظم قياس الأداء المالى وغير المالى:

فى السنوات الأخيرة ، حاول البعض تقديم نظام آخر لقياس الأداء العام للمنظمة يجمع بين المقاييس المالية والمقاييس غير المالية فى محاولة للربط بينهما، حيث أوضحت الدراسات السابقة أن هناك علاقات أرتباط قوية بين المقاييس المالية والمقاييس غير المالية للأداء.

ويوضح الجدول التالى أهم الدراسات السابقة ٢التى تناولت المقاييس المالية وغير المالية كما يلى :

د– نماذج قياس الأداء المتطورة :

بالإضافة إلى النماذج والمقاييس السابقة، قام بعض الباحثين بتطوير نماذج ومقاييس أخرى متطورة ٢ نظاماً لتقييم الأداء الاستراتيجي للمنظمة أطلق (freeman, وشاملة لقياس مستوى الأداء، حيث اقترح عمليه مقاييس أو مدخل أصحاب المصالح ، حيث يقيس أداء المنظمة من وجهة نظر كل فئة من أصحاب المصالح ، وذلك على النحو الذي يوضحه الجدول التالي :

نظام التقييم المتوازن للأداء

يعتمد هذا النظام على فلسفة اساسية وهى أن الاداء المالى التاريخى لايعبر وحدة عن اداء المنظمة ، بل اقترح النموذج ثلاث ابعاد اخرى با لاضافة الى هذا البعد لتعطى صفة الشمولية للاداء يوضحها الشكل التالى :

الأهداف فى الواقع العملى :

مرت المنظمات بمراحل متعددة لتطوير وصياغة أهدافها وهذه المراحل هى:

1- عدم وجود أهداف رسمية No Formal Objectives حيث أن كثير من المنظمات (عادة الصغرى) لا يوجد لديها أى أهداف مكتوبة على الإطلاق.

2- صياغة أهداف عامة Formulating of General Objectives لكنها ليست فى شكل مكتوب Not in written form فبمجرد أن تعى الإدارة أهمية وجود الأهداف فإنها تبدأ فى صياغة هذه الأهداف. فإذا سألت الإدارة العليا عن أهدافها فربما تعطيك إجابات عامة. ولن تجد هذه الأهداف مكتوبة أو موثقة فى أى مكان.

3- صياغة أهداف عامة لكنها مكتوبة General, written Objectives  إن الخطوة التالية هى كتابة وتوثيق هذه الأهداف، وقد تظهر فى التقارير السنوية للمنظمة.

4- صياغة أهداف محددة Specific objectives. وتكون الصعوبة فى هذه المرحلة هى إهتمام المديرين بتحديد الأهداف. فمثلاً من زيادة معدل العائد على الاستثمار إلى “زيادة معدل العائد بنسبة 9% بنهاية عام 2012 (لاحظ الدقة والتحديد فى الهدف الجديد).

5- صياغة وترتيب أهداف محددة Ranking of specific objectives. فالمرحلة الأخيرة والصعبة هى سؤال المديرين عن ترتيب الأهداف. حيث يجب أن يقـرر المديرين مثلاً أن هدف معدل العائد على الاستثمار أهم من الحصـة السـوقية أو العكس، أو أن الحصة السوقية أهم من رضاء العاملين.

ويوضح الشكل التالى ملامح كل مرحلة من المراحل السابقة :

أهداف المنظمة والاستمرارية

عادة ما يكون للمنظمة ثلاثة مستويات أو أنواع من الأهداف وهي الأهداف المباشرة والأهداف القابلة للتحقيق والأهداف المنظورة أو الخيالية والتى يوضحها الشكل التالى:

 التدرج الهرمى للأهداف

الأهداف المنظورة:

تقع الأهداف المنظورة في  قمة التدرج الهرمى، وهى بمثابة الإنجازات المرغوبة أكثـر بالنسـبة للمنظمة، وبعضـها يمكن عملياً توقعه خلال وقت بعيد.

وتشجع الأهداف المنظورة على التقدم والتحسين وغالباً ما تتحقق فى النهاية، فيقال مثلاً أن منظمة صغيرة كونها الأخوين أورفيل وولبر رايت كان لها مثل هذا الهدف المنظور، فقد توقعا بأن الإنسان سيستطيع يوما ما الطيران باستخدام الآلات وبدءا العمل نحو تحقيق هذه الفكرة غير العملية، وتتغير الأهداف المنظورة مع تقدم مستوى المعرفة ومع تغيرات الظروف التى تؤثر فى المنظمة، والعمل نحو هدف منظور يعد بمثابة محاولة الوصول إلى نقطة فى نهاية طريق مستقيم وممتد إلى ما لا نهاية، وكلما تحرك الإنسان نحو تلك النقطة كلما ابتعدت عنه بقدر اقترابه منها وهكذا.

ويرى البعض الأهداف المنظورة غير ضرورية كما يشار إليها على أنها نظرية جداً أو بعيدة بعد السماء عن الأرض أو لا يمكن تحقيقها حالياً ، إلا أنها في الحقيقة مفيدة جداً لكل منظمة تنوى الاستمرار فى تحسين ما تحققه، وهى تعتبر المنشط الأساسى جزئياً لبعض إنجازات البشرية العظمى.

 ومن ناحية عملية يمكن إسناد كل تقدم حديث فى النقل أو الاتصالات أو الطاقة أو الطب وجميع الحالات التى تساهم فى تحقيق أعلى مستويات المعيشة التى عرفها الإنسان إلى الآن إلى الأهداف المنظورة هذه والتى كانت فى الماضى بمثابة سهام فى السماء إلى أن أصبح المنظور قابلاً للتحقيق ومن ثم مباشر (ومن أمثلة ذلك أجهزة الفاكس والإنترنت والسفر للفضاء وأطباق الاستقبال المعروفة باسم الدش… الخ) البقية تأتى.

الأهداف القابلة للتحقيق :

إن الأهداف القابلة للتحقيق هى تلك التى يمكن تنفيذها ويمكن تقدير الوقت اللازم لإنجازها، وعلى الرغم من أن الأهداف المنظورة تكون عادة بعيدة جداً فى المستقبل بحيث يكون من غير العملى التفكير فى وضع برنامج زمنى لتحقيقها إلا أن الأهداف القابلة للتحقيق ليست كذلك، وفى الحقيقة فإن معظم برامج البحوث مصممة بصفة خاصة للعمل نحو الأهداف القابلة للتحقيق.

الأهداف المباشرة أو الحالية :

عندما تصبح الأهداف القابلة للتحقيق ممكنة (أو عملية) فإن مجموعة جديدة من الأهداف (أهداف مباشرة) تكون ضرورية حتى يمكن إنتاج وتسويق السلعة، وأن جميع السلع والطرق والوسائل الجديدة (جميع الابتكارات) هى أمثلة عن أهداف قابلة للتحقيق أمكن الوصول إليها وأصبحت عندئذ أهدافاً مباشرة.

ويمكن إنجاز الأهداف المباشرة بواسطة المعرفة والطرق الفنية المتاحة، ولا يتطلب الأمر إمتداد المعرفة كما هو الأمر عند محاولة الوصول إلي الأهداف القابلة للتحقيق، ولا يتطلب الأمر أيضاً البحث عن معرفة جديدة كما هو الحال بالنسبة للأهداف المنظورة.

ويمكن ربط الأهداف بالوقت، فالأهداف المنظورة هى المنتهى أو الحلم بالنسبة للمنظـمـة ولا يمـكـن وضع جدول زمنى محدد لتحقيقها، وتتطلب الأهداف القابلة للتحقيق استثـماراً فى البحث لتنمية وإتقان الفـن الصناعى، لكن يمكن إعداد تقديرات جيدة بالنـسـبة للوقت أو الإنفاق اللازم، ويمكن تحقيـق الأهداف المباشرة الآن بدون تطورات جديدة فى الفن الصـناعى، وتهـتم المستويات الأدنى من المنظمات المركـبة أسـاساً بالأهداف المباشرة، وتصـبح المسـتـويات الأعلى أكثر اهـتـمـاماً بالأهداف المنظورة والأهداف القابلة للتحقيق بشكل متزايد، ومن مهام الإدارة التـأكـد مـن أن الأهـداف لكل جزء فى المنظمة تكون معلومة دائماً.

وتتوقف حياة المنظمة – من ناحية القصر أو الطول – على نظرتها إلى البقاء وفلسفة إدارتها وهيكل علاقاتها، حيث أن المحدد الأول لدوام المنظمة هو نظرتها إلي البقاء.

إن مسالة البقاء لن تكون عادة ذات أهمية رئيسية بالنسبة لمنظمة قصيرة الأجل، وتهتم مثل هذه المنظمة فقط بالعيش أو البقاء فى الحاضر ولا يكون لديها اهتمـام بما قد تصـبح عليه حيـث أن البقاء فى الأجل الطويل ليس هدفا لها.

وعلى النقيـض من المنظمات قصيرة الأجل، فإن المنظمة طويلة الأجل لها اهتمام حيوى  ومستمر ببقائها، فهى تجعل البقاء والنمو والاستمرارية أحد أهدافها، وبدون ذلك تكون فرصتها ضعيفة للعيش طويلاً.

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثانية لمسار كيم التعليمى للإدارة الاستراتيجية

بقلم الأستاذ الدكتور / عبد الحميد أبو ناعم   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم