الرد على مشاركة حول النموذج الدولي لإعداد برنامج زيارة رسمية -الفيديو الحادي عشر من سلسلة التعريف بشهادة كيم الاحترافية المعتمدة فى الاتيكيت والبروتوكول الدولي :

السلام عليكم، هل الصوت واضح؟
وعليكم السلام.

مرحبًا دكتور نبيل، كيف حالك؟
أهلاً بحضرتك، أهلًا وسهلًا.

أولًا أود أن أشكرك على جهودك، ونعبر عن سعادتنا وتشرفنا بحضور هذه الدورة المثرية.
وأنا شاكر وسعيد جدًا بتشريف حضراتكم هذا اللقاء اللطيف.

أنا في البداية لدي استفساران.
الاستفسار الأول يتعلق بالنموذج المثالي لتنظيم الزيارات الدولية الخارجية.

المقصود هو النموذج الدولي لإعداد برنامج زيارة رسمية، أليس كذلك؟
نعم، دكتور، هل لديك إنفوجرافيك أو رسم توضيحي يُظهر هذه التفاصيل؟

هو في الحقيقة توجد قواعد محددة.
مثلًا، نتحدث عن كيفية جمع المعلومات حول الزيارة:
تاريخ الوصول، وسيلة الانتقال، عدد المرافقين، أسباب الزيارة، ونوعها: هل هي زيارة عمل؟ أم زيارة خاصة؟ أم ترانزيت؟ هل سيغيّر الطائرة ويقضي مثلًا خمس أو سبع ساعات في المطار؟ هل سيتم استقباله في قاعة كبار الزوار أم سيخرج ويُعاد إلى المطار لاحقًا؟
يجب معرفة نوع الزيارة، ومن هم المرافقون؟ وما اللغة المستخدمة في المباحثات؟

ففي خبرتي التي تجاوزت الأربعين عامًا، واجهت حالات كثيرة جاء فيها وفد يتحدث بلغة محلية كالبولندية أو الرومانية، ولم نكن نُعد فريق ترجمة مناسب.
ولا يجوز في الزيارات الرسمية الاعتماد فقط على مترجمي الطرف الآخر.
لابد أن يكون لدينا فريق ترجمة خاص بنا، لأن الترجمة تختلف، وقد يؤدي ذلك إلى مشكلات قانونية في تفسير العقود أو الاتفاقات.

مرحلة جمع المعلومات تشمل:
من سيستقبل الضيف؟ من هو الوفد المرافق؟ ما هي مواصفاته؟… إلخ.

ثم ننتقل إلى مرحلة التخطيط المبدئي لبرنامج الزيارة، حيث نضع الخطوط العريضة دون تحديد تواريخ أو أسماء أو مواعيد.
نقول: اليوم الأول يشمل كذا وكذا، واليوم الثاني كذا، واليوم الثالث كذا…
لكن دون تحديد دقيق مثل: موعد الوصول، مكان الإقامة، أو أسماء المشاركين.

لماذا؟ لأن التفاصيل قابلة للتغيير، وقد يُلغى اجتماع مهم أو يُؤجّل بسبب سفر أحد الشخصيات أو انشغاله، مما يسبب ارتباكًا.
لذلك نبدأ أولًا بالتخطيط المبدئي الذي يُراعي توزيع الفعاليات على الأيام دون تكثيف زائد أو فراغ ممل.
كما نُراعي أن يتضمن برنامج العمل فقرات ترفيهية وسياحية بالتنسيق مع الجهات المختصة.
ومن ضمنه أيضًا إقامة حفل عشاء رسمي، وتقديم هدية تذكارية.

دكتور، هل الهدية التذكارية جزء من المقترح ويتم التنسيق بشأنها؟
نعم، أحسنتِ بطرح هذه النقطة.
هذا يتم في مرحلة تنفيذ الزيارة.

لنفترض أن وفدًا رفيع المستوى قادم من دولة أوروبية أو عربية.
هل من غير اللائق أن نسألهم عن نوع الهدية التذكارية التي سيقدمونها؟
أبدًا، بل من الضروري أن نعرف، لأن هناك مبدأ في الإتيكيت يُسمى مبدأ تناسب الهدايا.

إذا لم نسأل، قد تحدث مفارقة؛ ربما يُقدّم الضيف هدية رمزية بسيطة، مثل شعار أو درع صغير، ونحن نُقدم هدية فاخرة ومكلفة، بدافع كرمنا العربي.
وقد يُفهم ذلك بصورة خاطئة، ويحدث خلل في التوازن.

لذا، من الأفضل التنسيق المسبق بخصوص نوع الهدية، ووقت تقديمها، وشكل التبادل، حفاظًا على التناسب والاحترام المتبادل.

كذلك في نهاية الزيارة، هل سنعقد مؤتمرًا صحفيًا مشتركًا بين الضيف والدولة المستضيفة؟
هذا يعتمد على نتائج الزيارة.
فإذا كانت إيجابية وتمخضت عن اتفاقات أو تفاهمات، يمكن عقد مؤتمر مشترك.

أما إذا لم تُحقق الزيارة أهدافها، أو كانت المباحثات غير ناجحة، يُفضّل عقد مؤتمرين منفصلين، تفاديًا لإحراج أي طرف أو تحميل طرف اللوم على الآخر أمام وسائل الإعلام.

هذا الأمر شائع في العمل الدبلوماسي والسياسي، ولا يُفضَّل دائمًا الجمع بين الطرفين في حال الفشل.

وطبعًا، كل هذه الاستفسارات ستجدون إجاباتها الواضحة في الشهادة التدريبية،
أما التفاصيل الدقيقة فستُعرض خلال اللقاءات والبرامج التدريبية القادمة بإذن الله عندما نلتقي بكم.