مسار كيم التطويري – السكرتارية التنفيذية
المقال الاول
-
ماهية السكرتارية التنفيذية
تعريف السكرتارية:
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة. ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي “
مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له”.
أهمية السكرتاريه :
تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.
وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما :
- زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.
- التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك المنظمات الصغيرة ، والمنظمات الكبيرة . وهناك المنظمات المتمركزة في موقع واحد ، و المنظمات الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .
وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :
1- مركزية السكرتارية
2- لامركزية السكرتارية
3- الجمع بين المركزية واللامركزية
1- أعمال السكرتارية.
* الإتصالات الهاتفية وأعمال الاستعلامات.
* تنظيم مواعيد المدير.
* الإعداد وتنظيم الإجتماعات.
* تنظيم وتجهيز البريد الخاص بالمدير.
2- الإتصالات الكتابية:-
* كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: الرسائل الخارجية ، المذكرات الداخلية ، التعاميم.
* إعداد وكتابة التقارير.
3- إجراءات البريد:-
* إعداد وتنظيم البريد الوارد.
* إعداد وتنظيم البريد الصادر.
* إعداد وتنظيم البريد الداخلي.
4- معالجة الكلمات باللغة العربية والإنجليزية:-
* طباعة وتنسيق النصوص بإستخدامMS WORD .
5- تنظيم الملفات:-
* التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز ، الفهارس .
* القيام بتنظيم الأوراق داخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.
* القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها.
6- إدارة المكاتب:-
* التخطيط لتنفيذ أعمال المكتب.
* تحديد عناصر البيئة المادية للمكتب.
7- الإتصالات الإلكترونية:-
* استخدام البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.
* استخدام شبكة الإنترنت.
* استخدام برنامج Gopher نقل الملفات بإستخدام برنامج FTP .
8- برامج الحاسب التطبيقية في مجال السكرتارية:-
* استخدام برنامج اكسل (Excel ) .
* استخدام برنامج بور بوينت ( Power Point ) .
* استخدام جهاز اكسس ( Access ) .
9- استخدام التجهيزات المكتبية الحديثة:-
* استخدام جهاز الفاكس.
* استخدام آلات التصوير
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
1- الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :
- حسن المظهر والهندام• أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
• قوة الشخصية .
• حسن التصرف .
• قوة الذاكرة .
• الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
• المرونة في التفكير وحب التغير .
• الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
• هدوء الأعصاب .
2- الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :
إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
3- القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته:
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
- معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
- تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
- معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
- إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
- تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
- مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
5- معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :
- تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
- تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
- تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
- مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6- الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .
7- الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :
- إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
- تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة
- استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
- تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
- تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
- مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس
- متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
- تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
- إدارة المكاتب .
- اللغات الأجنبية .
- الحفظ والتصنيف .
- معلومات عن الجهاز الإداري .
- ا لآلة الناسخة .
- علم النفس والعلاقات الإنسانية .
- أساليب كتابة المراسلات .
- التعبير.
مقومات السكرتير
يتعين على السكرتير الماهر إضافة إلى تأهله تأهيلا علميا مناسبا، ضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيره من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتير في أداء عمله بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.
ومن هذه المقومات:-
1- الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.
2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير- ويعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة.
ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة.
3- الحكمة والصبر: يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء، ولابد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئة، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.
4– التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد من السكرتير بدراسة هذه المواضيع بتمعن، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.
5– أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفة مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل. لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة.
سلوك السكرتارية مع الآخرين:
سلوك السكرتير مع رئيسه
Øاحترام الرئيس.
Ø الالتزام والانتظام فى مواعيد العمل .
Ø تنفيذ المهام الموكلة اليه فى الوقت المناسب.
Øالتحدث بادب واحترام .
Øحل مشاكل العمل التى لا تتطلب تدخل الرئيس .
Øعدم اساءة استخدام السلطة.
Øحسن الاستماع وعدم المقاطعة .
Ø تنفيذ كافة الاوامر والتعليمات الصادرة اليه دون نقص فى الوقت المناسب .
سلوك السكرتير مع الزائرين
Øالاستقبال والترحيب المناسب مع اداب المجاملة .
Øاللباقة والتادب فى الحديث .
Øتقديم المساعدة الممكنة للزائرين لتحقيق مطالبهم ورغباتهم .
Øالتعرف على اسباب الزيارة للتاكد من جدواها .
Ø مراعاة مصلحة العمل مع مراعاة شعور الزائر
سلوك السكرتير مع الزملاء
Øالمعاملة الحسنة لكافة الزملاء ومراعاة شعورهم .
Øالتعاون وتقديم المعونة عند طلبها .
Øالمساهمة مع الزملاء فى تنفيذ الاعمال .
Øتجنب السلبية والاهمال .
Øعدم التدخل فى اختصاصات الغير .
Øالشعور بالمسئولية .
Ø مراعاة التسلسل الوظيفى .
* * *
انتهت بحمد الله المقالة الأولى من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية
بقلم الدكتور / محمود الضابط – كلية التجارة جامعة عين شمس
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم
