مسار كيم التطويري – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم- المقال الرابع

الإدارة الفعالة للوقت

 أهمية الوقت

إذا استطعت أن تدبر وقتك بكفاءة فإن ذلك ينعكس على حياتك كلها

الوقت من ذهب

هذا خطأ فالأصح هو

الوقت هو الحياة

لا يمكن تجميعه

لا يمكن تجزئته

لا يمكن شراؤه

لا يمكن استئجاره

لا يمكن إطالته

أقوال فى الوقت :

• الوقت مورد فريد لايمكن ادخاره بل استخدامه بحكمة. جنيتر ميترا
• الوقت الماضى ذهب الى غير رجعة ولايعوض ويحدد بأنه أغلى مورد لكل شخص ولكنه لايمكن استرجاعه. برابهاكراميس
• يجب أن يحظى الوقت بنفس الرقابة الشديدة التى نوليها للممتلكات الأخرى. أ.ديل تيمب
• الوقت هو أندر الموارد فإذا لم تتم ادارته لن تتم ادارة اى شيء آخر. بيتر دراكر
• الوقت دائرى يبدأ ويتغير ويتوقف، فعدم القدرة على الابتداء يسمى ترددا، وعدم القدرة على تغيير الأحداث مع الوقت يسمى جموداً وعدم الرغبة فى ايقاف محادثة ما فى الوقت الصحيح يعتبر إكراهاً. تشارلز شيلنغ

تقديرنا للوقت :

إذا بدأنا الآن بطرح السؤال التالى :

هل نحن فعلا نقدر الوقت؟

هل نتصرف مع الوقت كما نتصرف مع النقود؟

هل يتساوى مدى حرصنا على الوقت مع حرصنا على النقود؟

حقيقة…. أن هناك مقاييس للوقت (السنين، الاشهر، الساعات….الخ) ولكن نظرا لأننا فى الغالب لانقدر قيمة الوقت فان هذه المقاييس اصبحت لاتمثل اهمية الوقت.

دعنا نقيس الآن الوقت بالنقود …………….حاول قياس راتبك فى الدقيقة الواحدة لنتبين أهمية الوقت.

ملاحظة :

عند قياس راتبك فى الدقيقة لاتعتمد فقط على راتبك الأساسى، اضف اليه بدل السكن وبدل المواصلات…الخ

وحتى تتضح أهمية الوقت…. عليك أن تضع فى ذهنك الحقائق التالية:

1. لايمتلك أى فرد أكثر من 24 ساعة فى اليوم 168 ساعة فى الاسبوع 8760 ساعة فى السنة.
2. يتميز الوقت بأنه لاينتظرك حتى تستخدمه، فإما أن تدعه يمر أو تستخدم كل دقيقة منه.
3. الوقت شئ محدد ، يتميز من حيث المرونة بالجمود لايمكن تطويله بالشد (ليس استك مطاط).
4. كلنا متساوون من حيث كمية الوقت التى تتوافر لأى منا ولكننا نختلف فى كيفية استخدامه.
5. لايمكن تخزين الوقت لاستخدامه فى المستقبل، فلا يمكن ادخاره.
6. لايمكن تعويض الوقت فاليوم الذى يضيع لايمكن تعويضه.
7. ليس هناك (عينات مجانية) للوقت كل دقيق لها تكلفة حقيقية.
8. الوقت له تكلفته، يمكن حسابها على اساس أجر الدقيقة الواحدة على مدى السنة.
9. أن من يسئ استخدام وقته لايهدر ويضيع وقته فقط، وانما يهدر وقت الاخرين ايضا.
10. اثبتت الابحاث الادارية، ان المدير الفعال يتميز بأنه يدير وقته بنجاح.

معنى ذلك ……. أن هناك موقفا يجب أن نسيطر عليه من خلال ادارتنا للوقت، ان ادارة الوقت لاتعنى فى الواقع اكثر من محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه بدلا من أن يفرض هو سيطرته علينا.

مضيعات الوقت وسبل معالجتها

يعتبر الوقت من الموارد الهامة التى يساء استخدامها فى الشرق عموما، فهو مورد غير قابل للتخزين، هذا بجانب أن تقييم الأفراد يتم فى ضوء خطة محكومة بوقت محدد، فبقدر نجاحك فى ادارة وقتك تنجح فى أعمالك.

وضياع الوقت ممكن لاسباب كثيرة ، ونقدم لك بعض المجالات التى يضيع وقتك من خلالها :

• الزوار بدون موعد سابق.

2. المكالمات التليفونية.
3. عدم وجود تخطيط.
4. عدم وجود أولويات.
5. لا للتفويض.
6. انتشار الروتين.
7. كثرة الاجتماعات بدون مبرر.
8. حدوث أزمات غير مخطط للتعامل معها.
9. عدم وضوح الأهداف.
10. كثرة المستندات والأوراق وعدم وجود أرشيف فعال.
11. قصور نظام المعلومات.
12. عدم القدرة على قول ” لا “.
13. عدم وضوح الأوامر.
14. قصور نظام الاتصال.
15. التردد والتسيب فى اتخاذ القرارات والتأجيل المصاحب لها.
16. ضغوط العمل والتعب والارهاق.

موفرات الوقت ( مبادئ إدارة الوقت)

الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت:

 إن أي عملية إدارية تتكون من مهام: التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وهذه الأخيرة تحتوي على مهمة إدارة الوقت.

 هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة للمراجعة الشاملة للكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت وإذا ما استعرضنا عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل اكثر.

أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:

التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟

 إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويٌدون نشاطات العمل.

1- مبدأ تحليل الوقت:

  تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. فمن الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.

 وإذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. لذا ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يُصرِّف وقته حالياً وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت.

 وتحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يَكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. والتسجيل بشكل جيد يجعل المدير قادراً على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، ويمكن القيام بعملية التحليل. وعند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يتم حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.

2- مبدأ التخطيط اليومي:

من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف قصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعَّالة من الوقت الشخصي.

إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وأن تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أنه عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر.

3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:

  يجب تخصيص الوقت المتوفر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.

  ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.

 إن طريقة تحديد الأولويات قد دُرست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بطرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. وهى تعتمد على ظاهرة أن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة, والأشياء المهمة ليست دائما ملحة.

حيث تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من “ملح جدا” إلي “غير ملح” ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من “مهم جدا” إلى “مهم”. ايضاً يمكن تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. ومن الواضح أن اكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة فى الوقت نفسه.

4- مبدأ المرونة:

يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.

وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على اتباعه.

إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة اكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.

ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو أننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت.

 ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.

ثانيا: المبادئ المتعلقة بالتنظيم:

تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح اكثر فعالية في استخدام وقته. وأول مبدأ للتنظيم هو:

1- مبدأ التفويض:

 إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.

تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بان يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها. كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها. ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على المدير أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.

2- مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):

كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.

3- مبدأ التحكم في المعوقات:

من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.

الفوائد من تنفيذ هذين المبدأين واضحة، إذ يجب التقليل من المقاطعات وذلك بتقسيم النشاطات وتجميعها حسب التشابه الموجود بينها، فإذا تم تقسيم النشاطات بحيث يلتقي المرؤوسون مع مديرهم في وقت معين، والاتصالات الهاتفية يرد عليها في وقت محدد، وتم تحديد موعد للاجتماعات وفي وقت معين، كما حدد وقت “الهدوء” للتفكير الخاص بالمدير يوميا، عندها تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما خفت المقاطعات، وسيقل أيضاً عدد مرات الابتداء والتوقف (المعوقات أو المعترضات) في إنجاز الأعمال، فالمحافظة على عدد مرات الابتداء والتوقف إلى حد بسيط سوف يؤدي إلى تحسين فعالية إنجاز المهام الذي سيؤدي إلى توفير الوقت.

4- مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:

إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً.

إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام اكثر فعالية للوقت. لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها. تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.

ثالثا: المبادئ المتعلقة بالرقابة:

بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.

إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية…. لكي يحقق الهدف كما خطط له…. يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول. يسمح له التباين بان يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها. يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:

1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت.

إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا كانت هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.

2- مبدأ إعادة التحليل:

  يجب إعادة تحليل الوقت مرة كل ستة اشهر على الأقل. فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارساتهم القديمة. ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم ، وفي نفس الوقت المخصص لها . فعلى سبيل المثال : إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا أقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل

ونتراخى حتى نملا نصف اليوم المتاح لنا ، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت . ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح .

السرعــــــــــة

أدوات وأساليب إدارة الوقت بفعالية

  تعتبر قائمة “الأعمال المطلوب انجازها” لكل يوم

 وأسبوع مساعدًا قيمًا في إدارة وقتك، هذه القائمة

 تنظم تفكيرك وتخطيطك في نموذج واحد في أقل وقت ممكن وبأقصى درجة من الكفاءة. مثل هذه القائمة مفيدة بشكل خاص إن كانت تتوافق مع حفظ السجلات الذي تقوم به شركتك، وبعد وقت قصير ستجد نفسك تتعامل مع حجم أكبر من العمل دون أن يزيد ذلك من ضغطك، إذ أنك بكل بساطة ستصبح أكثر كفاءة.

  يقول قانون ” باركينسون” إن العمل يتمدد ليملأ الوقت المخصص له، قائمة الأعمال المطلوب إنجازها يجب أن تحدد وقتًا معينًا “إن أمكن ذلك” لكل نشاط.

  يجب تسجيل نشاطاتك حسب أولويات كل منها، ابدأ بالنشاطات ذات الأولوية العالية أولاً,     وعند تسجيل هذه النشاطات من المفيد أن تحدد النتائج والعملية أيضًا، ويمكن أن تسجل مثلاً ((بين الساعة 12.00 والساعة الواحدة أذهب إلى حفل الغداء الذي يقام لممثلي الشركات الصناعية وأحصل على ثلاثة كروت عمل شخصية على الأقل من زبائن متوقعين)). عندما تذكر متى، وأين، وماذا ستفعل، فإن ذلك سيزيد من فرصك في القيام بالنشاطات بنجاح.

 ومع مرور اليوم أشطب النشاطات التي يتم إنجازها وأكتب أي ملاحظات تراها مناسبة، وعند المساء أعد قائمة جديدة لليوم التالي مضمنًا فيها أي نشاطات لم تكملها من قبل.

التأجيل أو المماطلة يعتبر داء يزحف إليك ببطء ويفرغ طاقتك، فإذا كانت مقاومتك له منخفضة يصعب عليك التخلص منه، التأجيل من أقرباء ما يعرف بالعجز وابن عم ضعف الكفاءة، ولهذا فإن زواجهما بعضهما من بعض يعتبر محرمًا.

المقترحات التالية سوف تساعدك على التغلب على هذا الداء:

قليل من الضغط يحدث دافعًا لديك بينما زيادة الضغط تضغطك لذا حدد مواعيد اللقاءات، والإلتزامات ، وأكتب أهدافك، وصمم على النجاح.

تواجهنا يوميًا مهام صعبة ومهام سهلة، إبدأ بالصعبة أولاً حتى تستطيع فيما بعد النظر في المهام السهلة. إذا ابتدأت بالمهام السهلة أولاً فلربما يمدد الوقت الذي تحتاج إليه لإنهائها حتى تتجنب المهام الصعبة التي تنتظرك.

تواجهنا يوميًا مهام صعبة ومهام سهلة، إبدأ بالصعبة أولاً حتى تستطيع فيما بعد النظر في المهام السهلة. إذا ابتدأت بالمهام السهلة أولاً فلربما يمدد الوقت الذي تحتاج إليه لإنهائها حتى تتجنب المهام الصعبة التي تنتظرك.

هذه مشكلة تصادف كثيرًا من الناس عندما يحاولون كتابة مقترحات عمل؛ إذا يجلسون مسكين بورقة وقلم ينتظرون انبثاق الكلمة المناسبة، إن ما يفعلونه حقًا هو تجنب عملية الكتابة. كن أكثر غزارة في الكتابة، وبالرجوع دائمًا إلى ما كتبته يمكن صقل مالا يعجبك منه. والأفضل من ذلك أن تفوض لشخص آخر عملية الصقل هذه.

حاول أن تجيب على كل المراسلات فورًا، فإذا تسلمت مجلة علمية تمعن فيها وحدد المقالات التي ترغب في قراءتها، حاول تصنيف مواد القراءة إلى ثلاث مجموعات: المقالات التي يجب قراءتها قريبًا، وتلك التي يجب قراءتها، والمقالات اللطيفة لمجرد الإطلاع.

من الطبيعي أن تكون على مكتبك أكثر من البريد العادي، إستخدم سياسة أن تطلع على هذه الأوراق مرة واحدة، هذا يعني أنك لا يجب أن تنظر في شيء ثم تضعه مرة ثانية مكانه، فمن الحكمة أن تتخذ إجراء ما بشأن هذا الشيء وتقرر ما ستفعله به، ثم تحركه من مكانه إلى الخطوة التالية في اتجاه إنجازه.

   يتضمن الوقت الضائع تلك الدقائق والساعات غير المفيدة في خلال اليوم، وذلك عندما لا تستطيع إنجاز أي شيء مهم، هذه الفترات تظهر في خلال إزدحام السير، وفي غرف الإنتظار، وعندما لا يحضر الناس إلى الاجتماعات المحددة، وغير ذلك، تستطيع أن تملأ هذا الوقت بدلاً من تضييعه.

  يمكنك أن تجلس أو تسترخي أو تتأمل أو تسهو. تستطيع أن تنظر في قائمة الأعمال المطلوب إنجازها وتغيرها إن كان ذلك ضروريًا. تستطيع أن تفكر في أهدافك أو في العوائق التي تواجهك وتحدد كيف ستقوم بالقضاء عليها.

   هل تذكر تلك المقالات التي قصصتها واحتفظت بها؟ إذا كنت تحملها معك تستطيع أن تقرأها وأنت تنتظر شخصًا ما، من الغريب كم المهام الصغيرة التي يمكن إنجازها في فترات زمنية لا يتعدى طولها عشر دقائق. الوقت الضائع (الفارغ) مفيد أيضًا لإجراء مكالمات هاتفية، إلا إذا كنت في سيارتك طبعًا.

    يعتبر الهاتف بالطبع من أعظم الأدوات التي توفر الوقت في هذه الحياة، فهو يوفر الوقت بدلاً من كتابة الرسائل والإنتقال من مكان لآخر واللقاء مع الناس. لكنه يمكن أن يكون أيضًا مضيعًا كبيرًا للوقت، ولكي تتجنب صرف وقت زائد أكثر من اللازم في الرد على المكالمات إتبع الإقتراحات التالية:

• حد أفضل وقت لك في خلال اليوم للرد على المكالمات التي وردت.
• أعد المعلومات مسبقًا عندما ترد على المكالمات التي وردت، يمكن أن تستخرج ملفات وتجمع وثائق تحتاج إليها للإجابة عن أسئلة الزبون. هذا بالطبع يوفر لك الوقت.
• قلل من طول مكالمتك الهاتفية متى وحيثما كان ذلك مناسبًا.
• كن منظمًا. أكتب الأسئلة أو الموضوعات التي تود التحدث فيها وضعها أمامك.
• اجمع مكالماتك حسب نوعها. فإذا كنت تقوم بمكالمات تتعلق بالمبيعات، قم بها جميعًا مرة واحدة.

إن هذا يعطيك الفائدة من وجود استعداد عقلي للموضوع. سوف تكون في ذهني معني دون أن تحتاج إلى تغيير وضعك الفكري مع كل مكالمة.

   في يوم عملنا الزاخر بتحقيق الأهداف والنشاط الزائد وكسب المال، كثيرًا ما تذكر على أنفسنا فترات الراحة التي تحتاج إليها كثيرًا. يمكننا أن تكون مثل سيارة السباق القوية، رائعة جدًا في السرعة العالية، ولكن على حسب المسافة والكفاءة.

  وسلامة الجسم في أثناء السباق، أجسامنا وعقولنا مصممة لكي تعمل جيدًا إذا لم ترهق، من المهم جدًا أن تكون هناك فترات متكررة للاسترخاء ولتخفيف الضغط من أجل إطالة عمر أجسامنا وعقولنا.

  كثيرًا ما يساء إستخدام فترة الراحة نتناول القهوة بدلاً من زيادة الإستفادة منها يركز الناس على العملية بدلاً من النتائج المرغوبة من وراء فترة الراحة هذه. ينبغي إستخدام فترة تناول القهوة أو الغداء كوقت للإسترخاء بحيث تكون أكثر فعالية عند عودتك للعمل.

فالإسترخاء الذي تبحث عنه في خلال فترة الراحة يجب أن يحقق ثلاثة أشياء:

• يجب أن يلهيك ويأخذ فكرك بعيدًا عن العمل.
• يجب أن يخفف الضغط.
• يجب أن يكون قصيرًا بحيث لا يتدخل كثيرًا في يوم عملك، وتتحدد طول فتره الزمنية بالشكل الذي يزودك ببعض الفوائد.
• لا يمكن إنكار أهمية الإسترخاء برغم أنه يبدو غير مثمر.

  إن إدارة وقتك بكفاءة وفعالية تتطلب تتطلب منك بعض التغييرات في سلوكك وتفكير، تلك التغييرات تحتاج إلى ممارسة.

  عندما نتأمل في الدراسات الكبيرة نجدها تتألف من العديد من الخطوات الصغيرة، وعند إعادة فحص وإصلاح إدارتك للوقت تحتاج أيضًا إلى اتخاذ خطوات صغيرة، إبدأ اليوم بإجراء تلك الأشياء التي سوف تجعلك مديرًا أفضل لوقتك، وبعد أن تتحسن في مجال واحد إختر مجالاً آخر… وهكذا دواليك.

  إن عدم التفويض هو من أكثر المعضلات التي تؤدي إلى إدارة غير فعالة، هناك على الأقل 12 سببًا داخليًا وأسباب خارجية تسبب الفشل في التفويض، يمكن أن يعتبر التفويض الملائم والصحيح من أكثر الأساليب المفيدة لتوفير وقت المدير، وهو ضروري جدًا لتطوير قدرات المرؤوسين. 

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الرابعة من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية

بقلم  الدكتور / محمود الضابط  – كلية التجارة جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم